Controles verplicht thuiswerk: zo bent u helemaal in orde (28/04/21)

De inspectiediensten doen momenteel flitscontroles op het naleven van verplicht thuiswerk in de tertiaire sector. Met deze aandachtspunten ziet u niets over het hoofd.

Thuiswerk is nog steeds verplicht. Enkel werknemers die hun werk niet van thuis uit kunnen doen, mogen op de werkvloer aanwezig zijn.

1. Werk een planning uit en een argumentatie per functie voor werknemers op de werkvloer

Voor werknemers die toch op de werkvloer aanwezig moeten zijn, maakt u best een argumentatie op per functie (bv. één administratieve bediende per dag voor post of leveringen, één IT-medewerker om de systemen te kunnen onderhouden, etc.). Gebruik hiervoor deze template.

Sinds zaterdagavond 27 maart 2021 is er op de website van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid een elektronisch registratiesysteem beschikbaar. Alle bedrijven met personeel zullen verplicht maandelijks moeten aangeven hoeveel medewerkers ze in dienst hebben en hoeveel medewerkers niet kunnen telewerken.

Is telewerk niet mogelijk voor bepaalde functies, maak dan een verplaatsingsattest op voor uw werknemer en motiveer waarom hij/zij naar de werkvloer moet komen.

2. Neem preventiemaatregelen en zorg voor duidelijke instructies op de werkvloer

Wie op de werkvloer aanwezig is, moet instructies gekregen hebben over hoe hij of zij veilig het werk kan uitvoeren. Die instructies moeten bovendien uithangen.

Concreet betekent dit dat er instructies moeten zijn voor:

  • Het aantal mensen dat maximum aanwezig mag zijn op de werkvloer en per ruimte
  • Ventilatieregels
  • Afstand houden
  • Wanneer en waar mondmaskers gedragen moeten worden
  • Reinigen van burelen, computers en dergelijke

U vindt alle relevante coronamaatregelen voor uw organisatie in deze checklist, in onze heropstartgidsen of in de generieke gids van de overheid.

Vraag uw externe dienst voor advies op maat.

3. Zorg voor verwijzing naar sociaal overleg

Verder moet u kunnen aantonen dat het nodige sociale overleg heeft plaatsgevonden over de genomen coronamaatregelen. Dat is belangrijk bij eventuele inspectie omdat het overleg het draagvlak voor de toepassing van de maatregelen vergroot.

Bedrijven met een ondernemingsraad en/of comité kunnen dit overleg aantonen via de verslagen van deze organen. Voor bedrijven die geen formeel overlegorgaan hebben, is het belangrijk dat de werkgever een korte nota maakt met volgende info:

  • Datum en uur overleg
  • Aanwezigen (kan ook via videocall, belangrijk bij wisselende aanwezigheden op de werkvloer)
  • Inhoud van het overleg

Deze nota afficheert u best op een mededelingenbord, samen met de gegevens van de arbeidsarts van het bedrijf en de psycholoog. Dit is geen nieuwe verplichting, maar zeker in kleinere bedrijven, blijft dit vaak dode letter. Bij de huidige inspecties wordt hier aandacht aan besteed.

Download het sjabloon ‘Contactgegevens Mensura’ uit onze lijst ‘Nuttige documenten’.

4. Voorzie in een thuiswerkpolicy

Niet elk bedrijf beschikt vandaag al over een thuiswerkpolicy. Cao 149 verplicht nu alle werkgevers om een duidelijk afsprakenkader te voorzien. De overeenkomst is gesloten voor bepaalde tijd, van 26 januari 2021 tot 31 december 2021.

Hou ook rekening met het welzijn van thuiswerkers

Maak kennis met het thuiswerkaanbod van Mensura om het welzijn van uw medewerkers tijdens tele- of thuiswerk structureel te verbeteren. Met onze digitale opleidingen leert u hoe u in 8 stappen van thuiswerk een succes maakt.