Een vertrouwenspersoon aanstellen in uw organisatie? Zo begint u eraan

Stress, burn-out en andere psychosociale aandoeningen zijn een groeiend probleem in het bedrijfsleven. Een vertrouwenspersoon kan vaak helpen om die risico’s te voorkomen of snel aan te pakken. Deze vijf vragen helpen u bij de aanstelling van een vertrouwenspersoon in uw organisatie.

Werkverzuim bereikte in 2014 een nieuwe piek en stijgt nu al twaalf jaar op rij. Vooral stress en burn-out zijn in alle beroepsgroepen een groeiend probleem. Maar ook het aantal meldingen van pesterijen op het werk stijgt jaar na jaar. Om nog maar te zwijgen van het aantal medewerkers met zelfdodinggedachten. Stuk voor stuk zijn het domeinen waarin de vertrouwenspersoon een verschil kan maken. Verina Servranckx, preventiedeskundige psychosociale risico’s bij Mensura, zet u op goede weg.

1. Waarvoor kan u de vertrouwenspersoon inzetten?

  • De vertrouwenspersoon is het eerste aanspreekpunt voor medewerkers met een psychosociaal probleem op het werk: stress en burn-out, pesterijen, agressie en seksueel ongewenste intimiteiten, trauma en zelfdoding, alcohol en drugs
  • Hij of zij adviseert en steunt de medewerker, en mag ook bemiddelen wanneer de medewerker daarom vraagt. 

2. Welke meerwaarde biedt een vertrouwenspersoon?

  • Voor medewerkers is de drempel naar een vertrouwenspersoon vaak lager dan die naar een leidinggevende. Problemen komen sneller aan het licht, escaleren niet en geraken ook sneller opgelost. Een medewerker die ergens mee zit, heeft vaak al voldoende aan een goed gesprek om zelf tot de oplossing te komen.
  • De vertrouwenspersoon heeft een goed overzicht op het psychosociaal welzijn op de werkvloer: wanneer een verhaal verschillende keren terugkomt, wijst dat mogelijk op een fundamentele problematiek. De vertrouwenspersoon kan dit signaleren aan de preventieadviseur, die op zijn beurt maatregelen voorstelt aan de werkgever.

3. Hoe kiest u een goede vertrouwenspersoon?

De beste vertrouwenspersonen zijn medewerkers:

  • waar collega’s al naartoe stapten voor ze die rol officieel hadden;
  • met verantwoordelijkheidsgevoel, en een gezonde dosis verstand en empathie;
  • die op de vloer werken en dus gemakkelijk aanspreekbaar zijn.

Tip: schrijf een interne vacature uit voor de rol van vertrouwenspersoon. Zo maakt u die functie alvast beter bekend binnen uw organisatie.

4. Hoe zorgt u ervoor dat de vertrouwenspersoon zijn rol goed kan vervullen?

  • Geef de vertrouwenspersoon vertrouwen: hij of zij heeft een intensieve opleiding achter de rug en is uitstekend voorbereid op zijn taak.
  • Geef de vertrouwenspersoon een mandaat: maak plaats in zijn/haar takenpakket en voorzie een ruimte om vertrouwelijke gesprekken te voeren.
  • Zorg dat de vertrouwenspersoon goed bekend is: verspreid de contactgegevens op het prikbord of via intranet. En stel hem of haar voor op grote meetings.

5. Hoe kan de externe dienst u hierbij helpen?

  • De externe dienst kan uw kandidaat-vertrouwenspersonen screenen op hun geschiktheid.
  • De externe preventieadviseur kan uw vertrouwenspersonen raad geven wanneer die daarom vragen.
  • De externe dienst kan uw vertrouwenspersonen opleiden: Mensura biedt een kwalitatieve en recent volledig hervormde opleiding voor vertrouwenspersonen aan.
    • Tijdens de basisopleiding krijgen kandidaten in vijf dagen alle theoretische en praktische vaardigheden mee die ze nodig hebben om goed voorbereid aan de slag te gaan.
    • Tijdens de jaarlijkse supervisie schaven we die vaardigheden gericht bij, en wisselen we ervaringen en nieuwe inzichten uit.

Natuurlijk is de vertrouwenspersoon niet de enige persoon binnen de organisatie die een luisterend oor biedt aan medewerkers die in de knoop zitten. In het ideale scenario worden ook leidinggevenden getraind om tijdig signalen van mentale problemen te herkennen, om een vertrouwelijk gesprek te voeren en om door te verwijzen naar professionele hulp, als dat nodig is.

Uitgewerkte procedures bepalen specifieke scenario’s en verantwoordelijkheden. Zo weet iedereen wat te doen als zich een mentale crisis voordoet.

Meer info over de opleidingen:

Lees alle blogposts over ‘mentaal fit’.