Fysiek terug naar de werkvloer: 7 tips voor mentale ondersteuning

De mentale druk die de coronacrisis met zich meebrengt is niet te onderschatten. Ook bij de fysieke terugkeer naar de werkvloer is aandacht voor de psychosociale noden of moeilijkheden van medewerkers zeer belangrijk. Psychosociaal preventieadviseur Stéphanie Leblanc zet enkele cruciale aandachtspunten op een rij. “Alles staat of valt met goed luisteren en communiceren.”

“De zomer wordt een belangrijke transitieperiode, met verschillende types medewerkers die terugkeren naar de werkplek. Zij zullen niet allemaal hetzelfde gedrag vertonen”, aldus Stéphanie. “Sommigen zullen niet kunnen wachten om weer fulltime op kantoor aan de slag te gaan. Zij popelen om weer aan hun bureau plaats te nemen en springen misschien wat minder nauwgezet om met de coronamaatregelen. Anderen zullen terughoudender zijn, en thuiswerk blijven verkiezen omdat ze zich nog niet op hun gemak voelen bij frequente contacten in ruimere kring.”

Een hele uitdaging voor werkgevers om dat te managen, waarschuwt Stéphanie. “Regels en afspraken moeten transparant en duidelijk zijn, en er moet gewaakt worden over de naleving ervan. Op tijd starten met een plan voor de fysieke terugkeer naar kantoor is daarom essentieel.” Maar naast de praktische organisatie van het werk, is ook aandacht voor de mentale belasting in deze overgangsperiode cruciaal.

Deze 7 gouden tips helpen u als werkgever al een heel eind op weg.

Tip 1: Stel uw werknemers gerust

Sommige werknemers zullen zich onzeker of angstig voelen om terug te keren naar het werk. Om die druk te verminderen, is het belangrijk duidelijk te maken welke maatregelen u neemt om besmetting op de werkplek te voorkomen: mondmasker dragen, regelmatig handen wassen, afstand houden, in- en uitgangen scheiden...

De toenemende vaccinatiegraad zal op termijn het risico op besmetting fors verminderen.

Tip 2: Informeer iedereen tijdig en duidelijk over veranderingen in de organisatie van het werk

De huidige omstandigheden vragen om specifieke aanpassingen van de vertrouwde manier van werken. En verandering kan weerstand oproepen. Om dat tegen te gaan, is het nuttig om medewerkers tijdig het waarom en hoe duidelijk te maken van (tijdelijke) aanpassingen.

Sta ook stil bij de leefwereld van medewerkers. Op korte termijn zal vakantie voor velen onder hen belangrijk worden. Uitgestelde vakantiedagen zullen worden opgenomen en de kunst zal zijn om iedereen zijn welverdiende vakantie te gunnen. Daarbij horen ook praktische vragen, zoals ‘wat als ik terugkom uit een rode zone?’. Denk eraan om op voorhand aan medewerkers uit te leggen hoe uw organisatie hiermee zal omgaan. Wordt de quarantaineperiode bijvoorbeeld opgevangen met extra verlofdagen? Of is er de mogelijkheid van onbetaald verlof? Door over dergelijke praktische zaken duidelijkheid te verschaffen, vergroot u het draagvlak.

Tip 3: Luister naar de bekommernissen van medewerkers

Vermijd eenrichtingsverkeer in de communicatie over de aangepaste manier van werken. Betrek uw werknemers en luister naar hun noden en ideeën. Onder de vorm van een vragenlijst of een werkgroep kunt u behoeften en bekommernissen in kaart brengen.

Als werkgever dient u er rekening mee te houden dat we voor een lange periode van flexibiliteit en creativiteit staan. Ga daarom in gesprek met werknemers. Probeer aan te voelen wat ze nodig hebben, houd daar in de mate van het mogelijke rekening mee en wees transparant over genomen beslissingen.

Betrek ook werknemers die niet (hebben) kunnen telewerken. Sommigen zijn sinds maart 2020 op de werkplek aanwezig. Het is raadzaam om met ook met hen gesprekken te organiseren.

Tip 4: Werk op de motivatie van werknemers om de coronamaatregelen te blijven volgen

De coronacrisis duurt lang en stelt onze veerkracht op de proef. Maar we hebben geen andere keus dan er nog lange tijd rekening mee te houden. Het is heel belangrijk om alle werknemers betrokken te houden bij de doelstelling om besmettingen geen enkele kans te geven. Het risico bestaat dat collega’s die gevaccineerd zijn minder de nood zullen voelen om zich nog strikt aan alle coronamaatregelen te houden, op het werk of daarbuiten. Ook wie gevaccineerd is, zult u moeten motiveren om de maatregelen te blijven volgen. Speel in op het collectieve belang en geef aan dat als iedereen zich aan de maatregelen houdt we sneller terug naar een ‘normale’ manier van leven en werken kunnen terugkeren. Wat voor iedereen aangenamer zal zijn.

Tip 5: Geef leidinggevenden de juiste omkadering om medewerkers te helpen

Sommige werknemers zullen moeite hebben met de omschakeling van thuiswerk naar kantoorwerk. Bovendien is deze coronaperiode voor velen al een periode van langdurige stress geweest: thuis werken in combinatie met kinderen, het gemis van collega’s, mindere interne afstemming… Het valt te verwachten dat de terugkeer naar kantoor ook de uitval ten gevolge van mentale problemen zal doen stijgen. Leidinggevenden moeten zich bewust zijn van de kans op stress of angst in hun team, zodat zij hier gepast op kunnen reageren. Om hen te leren signalen te herkennen en er correct op in te spelen bieden we een opleiding Eerste Hulp bij Mentale Problemen aan. Zo kan er nog tijdig worden ingegrepen en uitval voorkomen worden.

Tip 6: Zorg voor jezelf

Werkgevers fungeren als voorbeeld voor hun medewerkers, maar mogen niet vergeten om ook voor zichzelf te zorgen. Ze hebben immers vaak de neiging om hun eigen mentale en fysieke welzijn ondergeschikt te maken. Niet voor niets wordt voor het opstijgen van een vliegtuig aangeraden om in noodgevallen eerst zelf het zuurstofmasker op te zetten alvorens anderen te helpen. Doe als werkgever dus zeker aan zelfzorg en schakel op tijd hulp in via bijvoorbeeld een psycholoog of coach.

Tip 7: Vergeet niet: geen gezonde geest, zonder een gezond lichaam

De gezondheidsenquêtes van Sciensano tonen aan dat het verplicht telewerk een negatieve impact heeft op onze gezondheid. Te weinig beweging, ongezonde eetgewoontes, slecht(er) slapen, meer gebruik van tabak, alcohol of kalmeringsmiddelen… Ook als werkgever kunt u werknemers motiveren om gezonder te leven (bijvoorbeeld lunchwandelingen promoten of meetings buiten laten doorgaan), wat een positieve impact heeft op de mentale weerbaarheid én de weerstand verhoogt!

Onze psychosociale preventieadviseurs staan paraat

Werknemers die het mentaal moeilijk hebben (bv. stress, angst, werkbelasting, combinatie werk-privé…), kunnen tijdens de kantooruren terecht voor een vertrouwelijk gesprek met een van onze psychologen. Uw werknemer kan bij ons terecht op het nummer 02/549 71 57 of via info.edpb@mensura.be. Zo verlaagt u de kans dat mensen uitvallen omdat ze het mentaal lastig hebben.