De rol van uw interne preventieadviseur tijdens de coronacrisis

Misschien moest u als gevolg van de coronamaatregelen tijdelijk de deuren sluiten of staan uw activiteiten momenteel noodgedwongen op een laag pitje. Voor medewerkers die geen of onvoldoende werk hebben, kunt u tijdelijke werkloosheid inroepen. Maar wat met uw interne preventieadviseur (IPA)? “Hij of zij speelt een sleutelrol in deze noodsituatie”, aldus Ann Claeys, preventieadviseur Arbeidsveiligheid bij Mensura.

Afhankelijk van uw sector en het aantal medewerkers, legt de wet de taken van de interne preventieadviseur – kortweg IPA – vast. “Nu de corona-epidemie volop woedt en veel werknemers niet op de werkvloer aanwezig zijn, rijst bij veel organisaties de vraag of de IPA wel voldoende werk heeft”, vertelt Ann Claeys, preventieadviseur Arbeidsveiligheid bij Mensura.

Wat zegt de wet?

In het geval van een lockdown, kunt u (gedeeltelijke) tijdelijke werkloosheid overwegen voor uw IPA. “Dat beslist u in overleg met het Comité voor Bescherming en Preventie op het Werk (CPBW) op de eerstvolgende vergadering, of samen met uw vakbondsafvaardiging als u geen CPBW heeft. De preventieadviseur op tijdelijke werkloosheid plaatsen vanwege de coronacrisis, kan de werkgever niet eenzijdig beslissen.”

Valt uw organisatie onder groep A, B of C en zijn er nog medewerkers aan de slag op de werkvloer, dan mag u geen volledige tijdelijke werkloosheid inroepen voor uw IPA.

“De cruciale rol van de preventieadviseur terugschroeven in de huidige situatie, is sterk af te raden. Zowel wanneer er nog personeel aan het werk is, als bij een eventuele sluiting. In dat laatste geval kan de periode na de lockdown worden voorbereid, zodat er niet geïmproviseerd moet worden bij de heropstart.”

In de praktijk

“Los van de theorie, staat het buiten kijf dat de IPA bijzonder waardevol werk kan verrichten voor uw organisatie. Want door de coronacrisis doemen er plots tal van vragen op: hoe overbrugt uw bedrijf de gedeeltelijke lockdown? Wie stelt de richtlijnen op voor medewerkers die aan de slag blijven? En hoe zal het werk georganiseerd worden als de economische activiteit weer opgedreven wordt?”

Om doordacht met die vragen aan de slag te gaan, stelt u idealiter een taskforce op. Betrek hier verschillende personen bij, zoals de IPA, de interne vertrouwenspersoon, arbeidsarts en uw hr- en financieel verantwoordelijke. Binnen dat team verdelen zij de taken. Concreet neemt de IPA het preventieluik op zich, waaraan verschillende taken vasthangen.

Specifieke adviezen op basis van een risicoanalyse

“In elke organisatie is een risicoanalyse een must, met aandacht voor de verschillende functies en werkplaatsen. Wat zijn de mogelijke risico’s die de coronacrisis met zich meebrengt? En hoe kan het bedrijf zijn werknemers optimaal beschermen? Op die vragen formuleert de IPA heldere antwoorden.”

Enkele voorbeelden:

  • In plaats van gereedschap te delen, gebruiken medewerkers enkel nog hun persoonlijke werkuitrusting. Zo daalt de kans op besmetting.
  • De coronacrisis en de uitvoerige berichtgeving errond kunnen stress, angst of slaapproblemen veroorzaken. Dankzij een (extern) team of een telefonische hulplijn kunnen medewerkers steeds bij iemand terecht voor een luisterend oor en advies. Voorbeelden zijn de preventieadviseur, interne vertrouwenspersoon of de externe preventieadviseur psycho

Vanuit risicoanalyse naar opstartplan

Samen met een risicoanalyse per taaktype, maakt de IPA ook werk van een opstartplan. “Hoe start u uw bedrijf terug op of evolueert u naar een normale bezetting? Hoe organiseert u de productie met respect voor de regels van social distancing en hygiëne? Hoe kunnen werknemers veilig gebruikmaken van de kleedkamers? En hoe zorgt u ervoor dat iedereen op de hoogte is van de te volgen voorschriften en werkwijzen?”

“De IPA beantwoordt deze vragen in samenspraak met de verantwoordelijken op de werkvloer. Het resultaat is een concreet plan met maatregelen en procedures, waarmee uw organisatie kostbare tijd wint op het moment dat de coronamaatregelen worden versoepeld.”

Hoe start ik mijn organisatie veilig en gezond weer op?

Misschien is uw bedrijf de voorbije weken verplicht in lockdown gegaan of draaide uw organisatie niet op volledige capaciteit. Met sectorspecifieke heropstartgidsen laat Mensura uw medewerkers veilig en gezond opnieuw aan de slag gaan.

Ook een coördinerende functie

De rol van de IPA hoeft niet te stoppen bij risicoanalyses en een opstartplan. “Hij kan bijvoorbeeld dagelijks de informatie van de overheid opvolgen, de risico’s op de werkvloer inschatten en duidelijke richtlijnen uitstippelen. Die adviezen communiceert hij/zij naar de werkvloer en hij/zij stuurt bij waar nodig.”

Daarnaast kan de IPA fungeren als het centrale aanspreekpunt voor alle vragen van medewerkers over de coronacrisis. “Waar nodig, speelt hij die door naar de juiste persoon, zoals de hr-verantwoordelijke. Ook de arbeidsarts en vertrouwenspersoon kunnen optreden als aanspreekpunt.”

Compromis met draagvlak

De persoon die een coördinerende rol opneemt, voert zijn taken niet op eigen houtje uit. “Hij overlegt regelmatig met de verschillende leden van de taskforce en bundelt hun visies. Want voor bijvoorbeeld de quality manager ligt de focus op optimale processen en het waarborgen van de kwaliteit, terwijl de hr-verantwoordelijke vooral het welzijn bij medewerkers wil stimuleren. Wie de algemene richtlijnen uitstippelt, is aan zet om gezondheid, productiviteit, kwaliteit en welzijn te verzoenen.”

De preventieadviseur is de aangewezen persoon om op zoek te gaan naar die consensus en tegelijk de wettelijke richtlijnen te respecteren. “Zijn absolute prioriteiten binnen de organisatie zijn voor iedereen duidelijk: de fysieke en mentale gezondheid waarborgen op de werkvloer. Dat stelt medewerkers gerust en verhoogt het draagvlak om zijn adviezen en richtlijnen op te volgen.”

Mensura ondersteunt uw organisatie in tijden van corona

Op www.coronaophetwerk.be verzamelen we alle veel gestelde vragen en gratis hulpmiddelen. Onze preventieadviseurs staan uw organisatie (en interne preventieadviseur) bij met raad en daad.