Terug naar de werkvloer: veilig opnieuw samen aan het werk

Vanaf 1 september kunnen we terugkeren naar de werkplek na meer dan een jaar thuiswerken. Geen sinecure, want van het coronavirus zijn we nog lang niet verlost. Hoe organiseert u het werk, met respect voor de veiligheid en het welzijn van werknemers en klanten? Een praktisch stappenplan.

Werkgevers en werknemers staan voor een uitdagende periode. Vanaf 9 juni is één wekelijks terugkeermoment naar kantoor weer mogelijk. En vanaf 1 juli valt de verplichting rond telewerk zelfs helemaal weg. Maar versoepelingen betekenen niet dat we terugkeren naar het vertrouwde normaal. De komende zes tot negen maanden zullen organisaties gefaseerd en flexibel stappen zetten naar een manier van werken waarbij er meer (dichte) contacten zullen zijn tussen collega’s die al geruime tijd verplicht waren tot thuiswerk. Ondanks de versnellende vaccinatiecampagne zijn de risico’s nog niet verdwenen. Er zijn nieuwe varianten van het virus in omloop en er is nog onduidelijkheid over hoe lang de huidige vaccins of opgebouwde immuniteit effectief bescherming bieden.

Tegelijk zal er ook op psychosociaal vlak een merkbare impact zijn. Niet iedereen voelt zich immers (al) veilig om weer collega’s te ontmoeten, trein of bus te nemen enzovoort. In een afzonderlijke blogpost geven we u tips om op mentaal vlak de nodige ondersteuning te bieden.

Het stappenplan hieronder helpt u de belangrijkste voorbereidingen te treffen. Bijkomende informatie over coronaproof werken vindt u in onze algemene gids.

Stap 1: bereid je voor op de terugkeer van werknemers op het werk

Maak een slimme planning
Het klinkt evident, maar dat is het niet in de praktijk: de terugkeer van werknemers naar de werkvloer kan enkel veilig verlopen met een doordachte planning. Door gefaseerd te werken – bijvoorbeeld terugkerende medewerkers te spreiden over verschillende dagen van de week – krijgt u de tijd om de impact te monitoren en bij te sturen waar nodig.

Hou er rekening mee dat u tot en met 30 juni niemand kunt verplichten om terug te keren. U mag in de huidige omstandigheden bovendien geen enkel positief of negatief gevolg koppelen aan wel of niet op de werkvloer verschijnen. Vanaf 1 juli is telewerk niet langer verplicht en kunt u als werkgever zelf bepalen welk werkregime u hanteert.

Communiceer duidelijk en regelmatig
Het aantal aanwezige werknemers mag geen negatieve impact hebben op de maatregelen om virusverspreiding te voorkomen. Communiceer zeer duidelijk de instructies die werknemers moeten volgen. Ongeacht de vaccinatiestatus of eventuele testresultaten moeten alle medewerkers:

  • De principes van social distancing blijven toepassen
  • De hygiënemaatregelen naleven
  • Correct mondmaskers dragen waar nodig
  • Ook tijdens lunch- of koffiepauzes en bij aankomst en vertrek de coronamaatregelen respecteren.

Denk er ook aan om de brand- en evacuatie-instructies of de richtlijnen voor eerste hulp nog eens te herhalen. In het kader van de coronamaatregelen zijn daar mogelijk aangepaste regels van kracht.

Het belang van communicatie is niet te onderschatten: het is de sleutel tot succes. Door regelmatig en duidelijk werknemers te informeren over de geldende afspraken biedt u medewerkers houvast en vertrouwen. Wees ook open over de zaken die nog niet zeker of onduidelijk zijn en luister naar eventuele bezorgdheden die leven.

Geef tips rond woon-werkverkeer
De terugkeer naar de werkvloer zal voor velen een grote aanpassing betekenen. Wees mild mocht de planning de eerste weken nog niet optimaal verlopen.

Geef medewerkers ook tips voor het gebruik van het openbaar vervoer. Voorzie bijvoorbeeld in een aangepast uurregeling zodat niet iedereen in de spits trein, tram of bus op moet. Carpooling is in deze tijden ook af te raden. Fietsverkeer verdient (zoals altijd) aanmoediging.

Stap 2: Is de werkvloer in orde?

Zorg voor een goede ventilatie
Om de verspreiding van het coronavirus tegen te gaan, heeft de Europese associatie voor verwarming, ventilatie en airconditioning (REHVA) richtlijnen gepubliceerd voor een correct onderhoud en gebruik van HVAC-installaties. We vatten de belangrijkste tips voor u samen.

Voorzie water en zeep, eventueel alcoholgel
Voorzie voldoende zeep (bij voorkeur in zeeppompjes), papieren handdoeken en gesloten vuilnisbakken, indien mogelijk met pedaalbediening. Is de afstand tussen de werkplaats en de wasgelegenheid te groot, zorg dan voor handalcoholgel.
 

Hang instructies goed zichtbaar op
Maak gebruik van posters en signalisatie op de werkvloer om werknemers te herinneren aan de geldende maatregelen:

Las regelmatig poetsbeurten in
Met de lagere bezetting in veel bedrijven staat het schoonmaakprogramma mogelijk op een laag pitje. Als we opnieuw met meer collega’s samenkomen, is het tijd om in frequentere poetsbeurten te voorzien.

Bij het schoonmaken ligt de absolute prioriteit op oppervlakken, deurklinken, schakelaars, telefoontoestellen, printers, koffiemachines, toetsenborden enzovoort. Ook werkstukken en arbeidsmiddelen die door meerdere werknemers worden gebruikt, moeten minstens bij elke shiftwissel gereinigd en ontsmet worden.

Stap 3: Wees aandachtig voor de gezondheid van uw medewerkers

Blijf aandachtig voor ziektesymptomen
Ziektesymptomen zijn een belangrijke indicator van een mogelijke besmetting. Deze beslissingsboom geeft de te nemen stappen weer. Test een werknemer positief, dan start het proces van contact tracing. Deze brochure vat de nodige maatregelen samen.

Voor sneltesten en zelftesten gelden specifieke regels.

Vaccinatie blijft een persoonlijke keuze, maar medewerkers wetenschappelijk correcte informatie bezorgen kan hen helpen bij het beslissingsproces. Maak gebruik van onze FAQ en poster.
 

Bied mentale steun aan
Als werkgever kunt u al veel druk wegnemen met deze tips.

Werknemers die het desondanks mentaal moeilijk hebben (bv. stress, werkbelasting, combinatie werk-privé…), zich angstig voelen of rouwen om het verlies van een dierbare, kunnen tijdens de kantooruren terecht voor een vertrouwelijk gesprek met een van onze psychologen.

Stap 4: Voer een hybride manier van werken in

Schaf thuiswerk niet af
De coronacrisis was een katalysator voor thuiswerk. Een stapsgewijze afbouw van het verplichte telewerk hoeft niet het einde te betekenen van thuiswerk. Het systeem heeft, naast mogelijke risico’s zoals team-out, ook voordelen. Veel organisaties zullen naar alle waarschijnlijkheid evolueren naar een mengvorm: één of enkele dagen structureel thuiswerk combineren met werken op kantoor. Een prima plan, als dat goed wordt georganiseerd.