Visites d’entreprise et avis stratégiques : qu’est-ce qui change à partir de 2022 ?

Le 23 août, un AR modifiant l’objet, le contenu et les modalités de la visite d’entreprise a été publié. Les nouvelles règles entreront en vigueur le 1er janvier 2022. Qu’est-ce qui change exactement ? Et qu’est-ce que cela signifie pour votre organisation ? Karine Eerdekens, directrice Gestion des risques chez Mensura, fait le point sur ces changements.

La législation fait une distinction entre les entreprises du groupe D/C- et celles du groupe A/B/C+ pour les visites d’entreprise. Cela s’explique par le fait qu’une entreprise du groupe A/B/C+ dispose en interne d’un conseiller en prévention formé, ce qui n’est pas le cas d’une entreprise du groupe D/C-. « Les besoins des deux groupes d’entreprises sont différents », explique Karine Eerdekens. « Les services externes peuvent désormais mieux répondre à cela. De plus, il existe maintenant un cadre clair. Ce n’était pas le cas avant et les services externes forgeaient leur propre interprétation de la notion de visite d’entreprise. Cette interprétation allait parfois à l’encontre des attentes de l’Inspection. Le fait que les choses aient désormais été clarifiées constitue un progrès pour toutes les parties concernées. »

Qu’est-ce qui change pour les entreprises du groupe D/C- ?

  • Devoir d’information

Dans les 2 mois suivant l’affiliation, le service externe (SEPPT) doit informer l’employeur des dangers et des risques liés à son secteur et lui fournir des informations sur les éventuels mesures de prévention, ressources et outils disponibles afin de lui permettre d’établir sa politique de bien-être à un stade très précoce. En outre, le SEPPT doit informer l’employeur des missions que le SEPPT doit effectuer et de la manière dont l’inventaire électronique des missions exécutées peut être consulté.

Karine Eerdekens : « Mensura le faisait déjà avant. Dans le contexte de la nouvelle législation, nous examinons comment nous pouvons transmettre ces informations de manière encore plus ciblée à nos clients afin qu’ils puissent les appliquer. »

  • L’introduction d’une visite d’entreprise de reconnaissance

Le service externe programmera une visite d’entreprise de reconnaissance pour chaque nouvel employeur. C’est un moment important dans la collaboration entre l’employeur et le SEPPT. Ces deux instances répertorient ensemble les dangers qui sont présents sur le lieu de travail dans tous les domaines du bien-être et ceux qui entraînent des risques (majeurs) pour le bien-être des travailleurs.

Les risques prioritaires sont énumérés et l’employeur reçoit des conseils concrets sur la manière de les faire disparaître. « C’est un changement important dans la législation, qui permet à l’employeur de se concentrer sur cinq priorités, plutôt que de devoir tout gérer en même temps », explique Karine Eerdekens. Parallèlement, cette visite permet également d’identifier les dangers susceptibles d’engendrer des risques pour la santé. Sur cette base, il est décidé quels collaborateurs doivent se soumettre ou non à des examens médicaux périodiques.

Karine Eerdekens : « L’objectif de cette visite est donc de donner au SEPPT et à l’employeur un aperçu des dangers et des risques présents sur le lieu de travail, d’aider l’employeur à établir des priorités et de proposer des mesures pratiques que l’employeur peut appliquer. »

Pour les entreprises des groupes tarifaires 1 et 2 (secteurs présentant moins de risques), la visite de reconnaissance doit avoir lieu au plus tard 12 mois après l’affiliation, et après 6 mois pour les entreprises des groupes tarifaires 3, 4 et 5. « Mensura vise à mener celle-ci dans les trois mois suivant le démarrage effectif, afin que vous puissiez agir rapidement en tant que client. »

  • + La visite d’entreprise périodique

Lors de la visite d’entreprise périodique, le SEPPT évalue l’évolution des 5 risques prioritaires identifiés lors de la visite précédente, examine si de nouveaux dangers sont apparus et détermine à nouveau 5 risques prioritaires. « Dans le cadre de cette disposition, les personnes chargées de la visite d’entreprise tiennent compte des éventuels accidents survenus, des résultats anonymes des examens médicaux ou des résultats d’autres interventions du SEPPT », précise Karine Eerdekens. « Les analyses effectuées par l’employeur lui-même et toutes les autres informations qui donnent un aperçu du bien-être des collaborateurs au sein de l’entreprise sont également prises en considération. »

Tant la visite de reconnaissance que la visite périodique s’accompagnent d’une visite physique des postes de travail afin de comparer les informations recueillies avec la réalité sur le terrain.

  • + Avis stratégique

Les nouvelles dispositions établissent également un lien avec l’avis stratégique, introduit en 2016. Toutes les informations (celles envoyées dans les 2 mois ainsi que celles issues de la visite de reconnaissance, des visites périodiques et de toutes les autres interventions) doivent être rassemblées dans l’avis stratégique. Ainsi, l’avis stratégique devient le dossier d’entreprise en matière de bien-être et permet d’assurer un suivi permanent de l’évolution du bien-être sur le lieu de travail. « Pour se conformer à l’obligation de participer activement à l’analyse des risques, un SEPPT doit remplir son devoir d’information, réaliser la visite de reconnaissance et des visites périodiques, et systématiquement mettre à jour l’avis stratégique en y introduisant de nouvelles informations et en proposant des mesures pratiques à l’employeur », souligne Karine Eerdekens. « Pour l’employeur, le dossier d’entreprise constitue la base de son plan global de prévention et de son plan d’action annuel. »

Qu’est-ce qui change pour les entreprises du groupe A/B/C+ ?

  • La visite d’entreprise de reconnaissance

Pour ce groupe d’entreprises, le SEPPT doit également effectuer une visite de reconnaissance lors de chaque nouvelle affiliation. Au sein de ces organisations, c’est le service interne et l’employeur qui fournissent au SEPPT un aperçu des dangers et des risques sur le lieu de travail sur la base de l’analyse des risques qu’ils ont eux-mêmes réalisée. En combinaison avec la visite physique, ces informations permettent au SEPPT d’organiser le suivi médical pour chaque client. Au cours de cette visite, le conseiller en prévention du SEPPT fournit également des conseils sur les tâches et les missions supplémentaires qu’il est judicieux de confier au SEPPT. Ces accords sont consignés dans le document d’identification.

  • + Visite d’entreprise périodique

La fréquence des visites d’entreprise périodiques est portée à une fois tous les 24 mois pour tous les clients A/B/C+. Ce raisonnement repose sur l’idée que les visites régulières des postes de travail incombent en premier lieu au service interne. En substance, cette visite porte sur les mêmes thèmes que la visite de reconnaissance : un aperçu des risques (mis à jour) donné au SEPPT afin de pouvoir adapter la surveillance de la santé si nécessaire, une visite physique des postes de travail et une adaptation de la répartition des tâches entre les services interne et externe avec, si nécessaire, un document d’identification adapté.

Cette diminution de la fréquence des visites d’entreprise périodiques signifie-t-elle que les entreprises ne rencontreront leur médecin du travail ou d’autres conseillers en prévention du SEPPT que tous les deux ans ? Karine Eerdekens : « Bien sûr que non. Cela signifie toutefois bien que la visite périodique sera axée sur ce contenu et effectuée à cette fréquence, et que du temps sera libéré pour d’autres types de visites : visites des postes de travail modifiés, visites des postes de travail dans le cadre de la réintégration de malades de longue durée, visites dans le cadre de missions spécifiques, par exemple, la prise de mesures, la réalisation d’analyses des risques spécifiques... En se concentrant tous les deux ans sur les risques identifiés par le service interne, éventuellement complétés par les informations de conseillers en prévention SEPPT, la surveillance de la santé peut être encore mieux adaptée qu’auparavant aux risques réels et à leur évolution. »

Entreprises à sièges multiples

Mais qu’en est-il des entreprises qui disposent de plusieurs sièges d’exploitation ? La fréquence de leur visite périodique à l’heure actuelle est calculée selon le groupe tarifaire, le type de risque et le nombre de travailleurs au siège social concerné. Cela concerne, par exemple, de grandes chaînes de magasins où chaque magasin est une copie de l’autre, mais aussi les différentes salles de sport de grandes administrations communales, etc. En général, les points d’attention sont les mêmes sur chaque site d’exploitation et il n’est pas pertinent de visiter fréquemment tous les sièges. Le nouvel AR introduit également une nouveauté importante à cet égard. « Dorénavant, lors de la visite de reconnaissance, le SEPPT et l’employeur pourront répertorier les types d’établissements dont il est question (par exemple, des magasins et des entrepôts) et, en fonction des dangers et des risques associés à ces différents types d’établissements, établir un calendrier de visites permettant une visite régulière dans les différents sièges d’exploitation », précise Karine Eerdekens. « Mensura élabore actuellement une méthode permettant de rendre cela possible pour ce type de clients. »

Conclusion : le contenu et la fréquence des visites d’entreprise seront adaptés afin de s’aligner sur une série de dispositions visant à assurer une plus grande cohérence. Il existe une distinction entre les petites et les grandes entreprises, qui tient compte de la présence ou non de connaissances internes et le côté répétitif. En outre, une plus grande flexibilité est possible pour les entreprises disposant de plus de sièges d’exploitation.

Le mercredi 20 septembre 2021, le SPF Emploi organise un webinaire gratuit de 11 h à 12 h 30 pour présenter l'arrêté royal. Inscrivez-vous ici.

La nouvelle méthode de travail entrera en vigueur le 1er janvier 2022. Dans les coulisses, nous faisons le nécessaire en préparation de ces changements. Nous communiquerons ultérieurement à ce sujet avec tous nos clients. Si vous avez déjà des questions, n’hésitez pas à nous contacter à visites_dentreprises@mensura.be.