31-08-21

Q&A - Wie mag u aanduiden als interne vertrouwenspersoon?

Pestgedrag, conflicten, stress door werkdruk of een onduidelijk takenpakket, issues in de privécontext … Ze kunnen zwaar wegen op werknemers en bijgevolg op uw organisatie. Een vertrouwenspersoon verlaagt de drempel om dergelijke problemen aan te kaarten en op te lossen. Maar wie mag die rol vervullen?


In het kort: een toegankelijk persoon met een flinke dosis empathie is uw geknipte vertrouwenspersoon. Let wel: hij of zij mag niet tot het leidinggevend personeel behoren – als werkgever bent u dus ook uitgesloten. Vallen verder uit de boot: uw arbeidsarts, vakbondsafgevaardigden en wie een zitje heeft in de ondernemingsraad of het comité (CPBW). Een vertrouwenspersoon is een neutraal aanspreekpunt bij psychosociale problemen en heeft geheimhoudingsplicht.


Niet verplicht, wel aanbevolen

Een  vertrouwenspersoon aanstellen is geen wettelijke verplichting, maar voor het psychosociale welzijn op uw werkvloer is de rol wel goud waard. Zit een collega met een probleem dat weegt op zijn of haar functioneren, dan is de vertrouwenspersoon immers een neutraal aanspreekpunt.

Voor een vertrouwelijk gesprek in de eerste plaats, maar ook voor advies, bemiddeling of een eventuele doorverwijzing. Mét een vertrouwenspersoon komen problemen doorgaans sneller aan het licht, voor ze de kans hebben om te escaleren.
 

Neutrale positie cruciaal

Uw vertrouwenspersoon moet een neutrale positie kunnen innemen, zowel tegenover de andere werknemers als tegenover u als werkgever. Daarom mag een medewerker geen vertrouwenspersoon zijn wanneer hij of zij …

  • … tot het leidinggevend personeel behoort (met uitzondering van aangewezen vertrouwenspersonen vóór 1/9/2014).
  • arbeidsarts is.
  • … deel uitmaakt van de vakbondsafvaardiging – lidmaatschap van een vakbond is geen probleem.
  • … werkgevers- of werknemersafgevaardigde is in de ondernemingsraad of het comité (CPBW).
  • … kandidaat is voor de sociale verkiezingen.

Wat met hr-medewerkers?

Voor hen is het niet verboden om vertrouwenspersoon te zijn. Let wel: hr-medewerkers hebben vanuit hun functie toegang tot heel wat vertrouwelijke gegevens. Het kan dus gevoelig liggen om beide rollen te combineren. Uw interne preventieadviseur, daarentegen, kan u wél zonder problemen aanstellen als vertrouwenspersoon. Uiteraard moet hij of zij dan ook de verplichte basisopleiding volgen.


Geen vastomlijnde taakomschrijving

Vaste taken heeft een vertrouwenspersoon niet. Als laagdrempelig aanspreekpunt biedt hij of zij in de eerste plaats een luisterend oor voor de collega die hem of haar een probleem toevertrouwt. Zo’n gesprek onder vier ogen doet op zich vaak al wonderen. Verder mag de vertrouwenspersoon ook advies geven en eventueel bemiddelen of doorverwijzen om tot een oplossing te komen.

Door zijn of haar specifieke rol heeft uw vertrouwenspersoon een goed overzicht op het soort problemen die opduiken op de werkvloer. De rapportering daarvan aan de preventieadviseur psychosociaal welzijn biedt dan ook waardevolle input voor uw welzijnsbeleid.


En last but not least: de vertrouwenspersoon moet onafhankelijk blijven tegenover de collega die hem of haar in vertrouwen neemt. Bovendien heeft hij of zij een strikte geheimhoudingsplicht, ook tegenover u als werkgever.


Laat uw vertrouwenspersoon goed voorbereid starten

Uw vertrouwenspersoon krijgt met heel uiteenlopende problemen te maken – en moet daar gepast op reageren. Een basisopleiding is dan ook verplicht om de betrokken medewerker(s) professioneel op te vangen.

Mensura helpt u met een doelgerichte aanpak.

+32 2 549 71 00Mail ons