3 vuistregels voor vlotte verzuimgesprekken

Verzuimgesprekken dienen niet om te controleren en al zeker niet om de afwezige medewerker te beschuldigen. Veeleer zijn het zorggesprekken om iedereen positief opnieuw aan het werk te krijgen, zodra dat mogelijk is.

Goede gesprekken helpen je als leidinggevende, hr-medewerker of zaakvoerder om onderliggende oorzaken van verzuim te achterhalen, op individueel niveau, maar ook binnen afdelingen of in de volledige organisatie. Daarnaast verhogen duidelijke procedures rond ziektemelding de drempel om thuis te blijven, en kunnen ze zo vermijdbaar verzuim verlagen.

Voor elke fase een gesprek

Verzuimgesprekken zijn nuttig op verschillende momenten en voor diverse soorten verzuim.

• Vóór de ziektemelding: hou de vinger aan de pols en spreek een medewerker aan bij afwijkend gedrag zoals vaker verlof opnemen, dalende productiviteit of een verstrooide indruk.

• Bij de ziektemelding: met een eerste gesprek volg je de afwezigheid praktisch op, schat je in hoe lang de afwezigheid zal duren, en maak je duidelijk dat de medewerker belangrijk is op het werk.

• Tijdens de afwezigheid: je volgt de evolutie van de gezondheid van je medewerker op, en je vermijdt zo vervreemding van het werk. Dat laatste is vooral van belang bij langdurige afwezigheid en bevordert de terugkeer naar het werk.

• Bij terugkeer: je legt mogelijke verbanden bloot tussen het werk en het verzuim (vb. de jobinhoud of relaties op de werkvloer), zorgt dat de medewerker vlot opnieuw aan de slag kan en maakt afspraken om verder verzuim te vermijden.

Tips voor effectieve gesprekken

Geen twee verzuimgesprekken zijn identiek. De medewerker die uitvalt, het moment waarop het gesprek plaatsvindt, de duur van het verzuim (lang, kort, frequent of sporadisch), en tal van andere factoren hebben een invloed. Toch gelden voor alle soorten gesprekken dezelfde drie vuistregels.

1. Luister open en onbevooroordeeld

Geef de medewerker zo veel mogelijk de kans om spontaan zijn of haar verhaal te doen. Neem de tijd om goed te luisteren, tussen de regels verschuilt zich immers vaak een dieperliggend probleem.

Eventuele frustraties laat je beter niet doorschijnen in je toon, ook niet wanneer je vermoedt dat de medewerker onnodig verzuimt. Ook bij terugkeer doe je er goed aan interesse te tonen voor de gezondheidssituatie van de medewerker.

2. Zoek samen naar oorzaken en oplossingen

Stel de juiste open vragen. Als werkgever mag je niet informeren naar de aard en oorzaak van die ziekte zelf. Pak het daarom ruimer aan, en pols naar de beleving van de arbeidsomstandigheden, de werksfeer, de jobinhoud enz. Zo ontdek je misschien structurele moeilijkheden op de werkvloer, bijvoorbeeld wanneer verschillende mensen aangeven dat de werkdruk te hoog is.

Ga daarna samen op zoek naar oplossingen. Die kunnen individueel zijn, bijvoorbeeld een aanpassing van het takenpakket, maar ook collectief. Door maatregelen aan verschillende medewerkers aan te bieden, help je misschien ook collega’s die met gelijkaardige uitdagingen kampen maar er (nog) niet door verzuimden. Zo kunnen jobrotatie, ergonomische aanpassingen en opleidingen allemaal verzuim helpen vermijden.

3. Maak duidelijke afspraken

De waarde van verzuimgesprekken staat of valt met deze derde vuistregel. Leg je geen afspraken vast of vergeet je deze te communiceren, dan riskeer je dat het gesprek geen effect heeft op het gedrag of de beleving van de medewerker in kwestie.

Dat geldt voor alle soorten verzuim. Bij een korte, eenmalige afwezigheid moet je vooral praktische regelingen treffen:

• wie volgt lopende zaken op;

• wanneer komt de medewerker terug;

• is er eventueel een vervolggesprek nodig?

Breng ook collega’s en de personeelsdienst op de hoogte van de gemaakte afspraken.

Bij langer of frequent verzuim zet je de bedachte oplossingen samen uit in een duidelijk actieplan. Maak daarbij SMART-afspraken, die Specifiek, Meetbaar, Aanvaardbaar, Realistisch en Tijdsgebonden zijn. Ga ook na of de medewerker de afspraken goed begrijpt om misverstanden later te vermijden.