Verzuimbeleid en -procedures

Wat is een verzuimbeleid? En is dat echt nodig?

Een verzuimbeleid is een helder afsprakenkader voor wat er gebeurt wanneer een medewerker ziek valt, en de acties waarmee je organisatie die afwezigheden wil voorkomen. Het zorgt ervoor dat:

• iedereen zo gezond, gemotiveerd en productief mogelijk aan de slag blijft op lange termijn

• iedereen weet wat er van hen verwacht wordt als er toch iemand uit valt

• je de juiste stappen neemt op het juiste moment

• je medewerkers zich ondersteund voelen (en niet aan hun lot worden overgelaten)

• langdurige afwezigheid sneller gesignaleerd en aangepakt wordt

• je het algemeen welzijnsbeleid kan bijsturen door jaarlijkse evaluatie

Ziekteverzuim is niet alleen vervelend voor de zieke medewerker. Het kan ook leiden tot extra werkdruk bij de collega’s, extra kosten (bv. om een vervanger in te schakelen), haperende continuïteit … Als je investeert in een verzuimbeleid, investeer je dus ook in de gezondheid van je medewerkers en je bedrijf.

Een verzuimbeleid opstellen: zo doe je het

Start met een visie

Een goed verzuimbeleid begint met een duidelijke visie: waarom vind je het belangrijk dat je medewerkers gezond en aanwezig blijven? Met zo’n basis wordt je verzuimbeleid niet zomaar een document, maar een signaal van het management dat inzetbaarheid en welzijn écht prioriteit zijn.

Vertaal je visie naar concrete afspraken

Een werkbaar verzuimbeleid bevat goed afgebakende verantwoordelijkheden en procedures. Wie doet wat en wanneer? Het zijn antwoorden op vragen als:

• Wat moet een medewerker doen bij ziekte?

• Hoe (regelmatig) houd je contact tijdens de afwezigheid?

• Hoe ziet een re-integratietraject eruit?

• Wat is de rol van leidinggevenden, de interne preventieadviseur of de arbeidsarts?

Creëer draagvlak

Je verzuimbeleid mag niet zomaar liggen blinken op de tafel van de hr-afdeling. Iedereen in de organisatie moet een steentje bijdragen en de afspraken van het beleid naleven.

• Hr-medewerkers: volgen verzuimdossiers op (bijv. via verzuimsoftware), ondersteunen leidinggevenden etc.

• Leidinggevenden: geven het goede voorbeeld, voeren verzuimgesprekken, vangen signalen op etc.

• Medewerkers: dragen zorg voor zichzelf, maken gebruik van de beschikbare hulpmiddelen, geven een (digitale) gil als het even niet meer gaat etc.

• …

Verzuimbeleid = work in progress

Je verzuimbeleid is altijd in beweging. Net als je organisatie. Zelfs met kleine optimalisaties blijf je bouwen aan een duurzame en positieve aanpak:

• Blijf erover communiceren (bijv. door resultaten en successen te delen, het verzuimbeleid te verwerken in de onboarding, welzijnsacties te lanceren …)

• Meet je vooruitgang met verzuimsoftware, zodat je verzuimgedrag (nog) beter kan aanpakken en voorspellen

• Blijf feedback en inbreng vragen aan je medewerkers

• Plan regelmatige evaluatiemomenten

• Wees geduldig

Nood aan een frisse, kritische blik? Wij kijken graag met je mee.