Reliable medical examinations with Certimed
Absenteeism is a reality in every organisation: what makes the difference is how you handle it. Certimed helps companies arrange medical examinations easily and efficiently, with respect for employees and their privacy.
We support you as an employer, HR coordinator or manager with clear processes, expert monitoring and the right tools to stay on top of absences.
Need more information?
Contact us and we will be happy to help you.
Email us: info.nl@certimed.be
Call us: +32 11 30 12 52
We are also available on weekends and public holidays (except 25/12 and 01/01) from 9:00 am to 5:30 pm via Teamflows, email (weekend@certimed.be) and phone (0475 64 04 28).
Minimise absenteeism
Absenteeism is something that affects every organisation. It’s not only an individual issue: it’s also a sign of what’s going on within your company.
A carefully designed absenteeism policy helps you manage absences effectively, address underlying causes and increase your employees’ long-term fitness for work.
With the right approach, you can open up discussion about absenteeism, limit its impact on your activities and show confidence in those who are off work.
Become a Certimed client
Need a partner for independent and reliable examinations? At Certimed, you can count on objective input from a national network of experienced control physicians. As a client, you are charged a lower rate for as few as 10 examinations.
Who we are
:no_upscale()){kind=logo}
Certimed is the market leader in medical examinations. Together with Mensura, we’re committed to the rewards of wellbeing for both small and large companies.
Frequently asked questions
Can everyone be out sick for one day without a certificate?
Yes. Since the Royal Decree of 30 December 2025, a maximum of 2 days per calendar year can be taken as sick leave without a medical certificate. Previously, this was 3 days. In the public sector, this regulation only applies to contractual employees. Companies with fewer than 50 employees can deviate from this rule, but this must be included in the work regulations or a collective labour agreement (CLA).
The employee must still report in sick (in accordance with the work regulations). You can arrange for a control physician to visit on that day, if you wish. When registering this, you select the action type “one-day illness without certificate.”
What must be included on a medical certificate?
The incapacity for work (e.g. illness, occupational accident, etc. – not the diagnosis itself)
The duration of the incapacity for work (start and end date)
Whether the employee may leave their home or not (for the purpose of a medical check-up)
Additional information can also be included if stipulated in the work regulations or the CLA:
The identity of the employee
The identity of the attending physician
The date on which the medical certificate was issued
Is an employee required to provide a medical certificate for every period of illness?
Yes, if the employer requests it or if this is required under the work regulations or the CLA.
The employee must submit the certificate:
Within two working days following the employer’s request;
Within the period specified in the work regulations or the CLA;
Within two working days from the first day of illness, if no period has been specified.
If the medical certificate is sent by post, the postmark date applies, not the date of receipt.
What if an employee does not submit their certificate or submits it late?
There is a distinction between not submitting a certificate and submitting it late. If the employee does not submit the certificate, this is an unauthorised absence.
If the employee submits the medical certificate late, the employer is entitled to withhold the guaranteed salary for all sick days up to the day of receipt. These days then count as unpaid sick days.
What if an employee does not call in sick but sends a medical certificate?
The guaranteed salary can be withheld until the day the employer is informed of the incapacity for work. For example, if the employer receives the medical certificate on day 2, the employer is deemed to have been informed of the incapacity for work only on day 2. Receipt of the medical certificate is considered equivalent to the notification of the incapacity for work. The guaranteed salary can therefore be withheld for day 1 of the incapacity for work.
Does the employee have to submit a certificate to Certimed?
That depends on the employer. Be sure to check whether a specific procedure applies. If no specific arrangements have been made, the certificate must be submitted to the employer. If the certificate does have to be sent to Certimed, this can be done via att@certimed.be.
Who can issue a medical certificate?
A medical certificate can be issued by physicians, dentists and midwives.
Pharmacists, nurses, physiotherapists and other paramedical professionals are not authorised to issue medical certificates.
Must the medical certificate be drawn up in one of Belgium’s official languages?
The medical certificate must be issued in a language that can be understood (Dutch, French, English or German). If a medical certificate is issued in another language, the employer must assess whether the legally required elements can be derived from the certificate. If this is not the case, the employer can request a new medical certificate in one of the official languages (including English). It is best to include this rule in the work regulations.
Can employees return to work before the end date stated on their medical certificate?
Yes. From a legal point of view, this is permitted; an adjusted medical certificate is not required. However, it is important that managers and employees communicate clearly about the return to work. If an occupational accident occurs during this early return period, you are only properly insured if this communication took place.
That said, do not focus exclusively on medical certificates. An absence is often more than a medical all-or-nothing situation. We recommend staying in contact during a period of absence. This way, you show commitment and remain informed about reintegration options or adapted work.
What happens to diagnoses provided to Certimed?
They are never shared with the employer: Certimed is bound by professional confidentiality. The diagnoses may be used for anonymous statistics, though.
Can everyone be out sick for one day without a certificate?
Yes. Since the Royal Decree of 30 December 2025, a maximum of 2 days per calendar year can be taken as sick leave without a medical certificate. Previously, this was 3 days. In the public sector, this regulation only applies to contractual employees. Companies with fewer than 50 employees can deviate from this rule, but this must be included in the work regulations or a collective labour agreement (CLA).
The employee must still report in sick (in accordance with the work regulations). You can arrange for a control physician to visit on that day, if you wish. When registering this, you select the action type “one-day illness without certificate.”
What must be included on a medical certificate?
The incapacity for work (e.g. illness, occupational accident, etc. – not the diagnosis itself)
The duration of the incapacity for work (start and end date)
Whether the employee may leave their home or not (for the purpose of a medical check-up)
Additional information can also be included if stipulated in the work regulations or the CLA:
The identity of the employee
The identity of the attending physician
The date on which the medical certificate was issued
Is an employee required to provide a medical certificate for every period of illness?
Yes, if the employer requests it or if this is required under the work regulations or the CLA.
The employee must submit the certificate:
Within two working days following the employer’s request;
Within the period specified in the work regulations or the CLA;
Within two working days from the first day of illness, if no period has been specified.
If the medical certificate is sent by post, the postmark date applies, not the date of receipt.
What if an employee does not submit their certificate or submits it late?
There is a distinction between not submitting a certificate and submitting it late. If the employee does not submit the certificate, this is an unauthorised absence.
If the employee submits the medical certificate late, the employer is entitled to withhold the guaranteed salary for all sick days up to the day of receipt. These days then count as unpaid sick days.
What if an employee does not call in sick but sends a medical certificate?
The guaranteed salary can be withheld until the day the employer is informed of the incapacity for work. For example, if the employer receives the medical certificate on day 2, the employer is deemed to have been informed of the incapacity for work only on day 2. Receipt of the medical certificate is considered equivalent to the notification of the incapacity for work. The guaranteed salary can therefore be withheld for day 1 of the incapacity for work.
Does the employee have to submit a certificate to Certimed?
That depends on the employer. Be sure to check whether a specific procedure applies. If no specific arrangements have been made, the certificate must be submitted to the employer. If the certificate does have to be sent to Certimed, this can be done via att@certimed.be.
Who can issue a medical certificate?
A medical certificate can be issued by physicians, dentists and midwives.
Pharmacists, nurses, physiotherapists and other paramedical professionals are not authorised to issue medical certificates.
Must the medical certificate be drawn up in one of Belgium’s official languages?
The medical certificate must be issued in a language that can be understood (Dutch, French, English or German). If a medical certificate is issued in another language, the employer must assess whether the legally required elements can be derived from the certificate. If this is not the case, the employer can request a new medical certificate in one of the official languages (including English). It is best to include this rule in the work regulations.
Can employees return to work before the end date stated on their medical certificate?
Yes. From a legal point of view, this is permitted; an adjusted medical certificate is not required. However, it is important that managers and employees communicate clearly about the return to work. If an occupational accident occurs during this early return period, you are only properly insured if this communication took place.
That said, do not focus exclusively on medical certificates. An absence is often more than a medical all-or-nothing situation. We recommend staying in contact during a period of absence. This way, you show commitment and remain informed about reintegration options or adapted work.
What happens to diagnoses provided to Certimed?
They are never shared with the employer: Certimed is bound by professional confidentiality. The diagnoses may be used for anonymous statistics, though.
Can an employer share an employee’s mobile phone number with Certimed for the purpose of carrying out a check?
Yes. However, the employer must communicate transparently to the employee why this is being done. There is a legal basis for carrying out medical examinations, but the duty to inform remains important.
The FPS Employment, Labour and Social Dialogue (FPS WASO) has also confirmed that a text message can suffice as an invitation to a consultation.
We do recommend clearly communicating the procedure to all employees (e.g. via the intranet). The exact procedure for issuing an invitation does not need to be formally laid down in the work regulations.
Is unpaid sick leave the same as unauthorised absence?
No. If there is a medical certificate, the illness is by definition justified.
If the employee does not have a medical certificate for a given period of illness, this is an unauthorised absence.
In the case of an early return to work:
If the employee does not resume work as instructed by the control physician, they remain justifiably absent (as there is a certificate), but on unpaid sick leave.
What information can the control physician share?
The control physician is bound by professional confidentiality. They can only communicate objective findings to the employer (e.g. the employee was not at home, there was no name on the doorbell, the illness is justified, etc.). Under no circumstances may the control physician share medical information with the employer.
The control physician only assesses whether the period of incapacity for work is justified (acceptable) or not.
Why, as an employer, would I arrange a medical check-up during an absence?
The employer has the right to arrange a medical check-up. You are not required to give your employee a specific reason for appointing a control physician.
In practice, there are two underlying objectives:
Supporting a possible shortening of the period of illness
If the check-up shows that your employee is able to return to work, the period of illness cay be shortened. In this way, you send a positive signal that you actively monitor employee well-being and recovery.Adopt an empathetic attitude and help look for solutions to ensure that the (compulsory) reintegration runs smoothly, for example through adapted work.
Confirmation of incapacity for work
If the physician confirms that your employee is genuinely unfit for work, and for what period, this creates clarity and predictability for everyone.
As an employer, you then know where you stand and can organise accordingly. It remains important to maintain constructive contact with the employee who is absent.
Can an employee refuse a check-up by a control physician?
No. In case of refusal, the employee makes themselves unavailable for a control visit and the employer can withhold the guaranteed salary.
The employee is late in presenting themselves for the medical check-up. What now?
Is the employee still absent? The employee must contact the HR manager to arrange a new appointment with the control physician.
Is the employee no longer absent? The employee must inform Certimed via info@certimed.be.
The employment regulations state that employees must be home at certain times for examinations. Is this permitted, and what are the possible consequences if the employee isn’t at home?
Yes, this is permitted. As an employer, you have the right to include a stay-at-home requirement in the employment regulations. If the employee is out at certain times during the period of incapacity for work, you may withhold the guaranteed pay. However, there are a number of valid reasons for going out, such as seeing a doctor.
The control physician visited the employee while they were not at home. What now?
Did the employee have a stay-at-home requirement? Unless they had a valid reason (e.g. going to the pharmacy to collect medication), the employer may withhold the guaranteed salary. Additionally, the employee may be called for a new consultation, depending on what the work regulations prescribe.
No stay-at-home requirement? The employee may still be called for a new consultation, depending on what the work regulations prescribe.
The control physician recommended an early return to work. What if the employee does not agree?
The control physician will do everything possible to reach an objective outcome. However, if the employee does not agree, they must contact the attending physician within two working days of the control physician’s advice. If the two physicians cannot reach an agreement, they will jointly appoint a third physician, known as the arbitration physician, within two working days.
Certimed also requires the employer’s consent for this process.
The decision of the arbitration physician will follow within three working days of the appointment and is binding. Different rules apply to the Department of Education.
The costs of arbitration procedure are usually borne by the losing party. If the arbitration physician disagrees with the attending physician, the employee pays. If the arbitration physician agrees with the attending physician, the employee can reclaim the costs from the employer. Finally, there is a third option, where the return-to-work date falls between the dates proposed by the attending physician and the control physician. In this case, the employer and employee share the costs.
The employer can also choose not to consent to an arbitration procedure. In that case, the initial incapacity for work, as prescribed by the attending physician, applies.
Can an employee, after being advised to return to work early, request a new certificate for the same period?
The employer is not obliged to accept such a 'protest certificate.' It is better for the attending physician to discuss an early return to work with the control physician.
The control physician did not physically examine the employee. Is this valid?
Yes. A control physician is not obliged to carry out a physical examination. Sometimes a decision is possible based on what the physician observes, what the employee reports and/or what medication the employee is taking. In some cases, a physical examination is unnecessary or impossible.
Should the performance of medical examinations be included in the employment regulations?
Yes. The principle, organisation, and modalities of medical check-ups must be included in the work regulations.
My employee wants to file a complaint about an examination that was carried out. What’s the procedure?
This can be done by sending an email to klachten@certimed.be within 10 days of the examination.
In this email, the employee should clearly state who the complaint concerns, for which organisation the examination was carried out, and what actually happened. Note: if the complaint concerns the decision that was made, the employee’s doctor must contact the control physician.
The employee can expect a response within 10 days of receipt of the complaint.
Voor werknemers van een Vlaamse onderwijsinstelling
Controles
Ik heb een bezoek van de controlearts gemist. Wat nu?
Ben je maar één dag afwezig wegens ziekte en werd je niet opgeroepen, dan hervat je gewoon het werk op de volgende werkdag. Het ministerie van Onderwijs zal wel om een verantwoording vragen voor de gemiste controle. Tijdens de eerste 24u van een afwezigheid wegens ziekte ben je namelijk verplicht om thuis te blijven.
Ben je langer ziek dan de dag waarop de controlearts je probeerde te bereiken?Dan moet je je aanbieden op consultatie bij de controlearts op de datum die op de oproepbrief staat. Heb je geen oproepbrief? dan contacteer je onmiddellijk zelf Certimed om een nieuwe afspraak te maken.
Ik heb de afspraak bij de controlearts gemist. Wat nu?
Je moet Certimed zo snel mogelijk te contacteren om een nieuwe afspraak vast te leggen. De controlearts mag zelf geen nieuwe afspraak maken.
Het ministerie van Onderwijs volgt je dossier op en zal om een verantwoording vragen voor de laattijdige consultatie.
Kan ik een controleonderzoek weigeren?
Als je een controleonderzoek weigert, geeft Certimed dit door aan het Ministerie van Onderwijs. Zij volgen je dossier verder op.
Wat als ik het niet eens ben met de beslissing van de controlearts?
In geval van voltijds ziekteverlof of verlof verminderde prestaties wegens ziekte moet je behandelende arts binnen de 24 uur na het controle-onderzoek contact opnemen met de controlearts. Je bent zelf verantwoordelijk voor de opvolging van het resultaat.
Werd je aanvraag langdurig verlof wegens medische redenen afgewezen, dan moet de behandelend specialist de controlearts contacteren binnen de 5 werkdagen.
Als je behandelende arts en de controlearts niet tot een vergelijk komen, blijft de beslissing van de controlearts geldig. Je kan hiertegen in beroep te gaan. In dat geval stelt je behandelende arts een arbitrage voor aan de controlearts. In onderling overleg wordt een arbiter aangesteld (gebruik hiervoor de lijst van de FOD). Deze onafhankelijke arts zal een beslissing nemen die bindend is voor alle partijen.
Mag ik een nieuw attest opsturen voor (een deel van) de periode op mijn oorspronkelijk ziekteattest zonder te hervatten?
Neen, de beslissing van de controlearts is definitief. Een nieuw attest kan slechts aanvaard worden als de behandelende arts vóór de hervattingsdatum contact opneemt met de controlearts, en beide artsen tot een vergelijk komen.
Moet ik betalen bij de controlearts?
Neen, de medische controles worden betaald door het ministerie van Onderwijs.
Algemeen
Moet ik een attest aan Certimed bezorgen en voor welke afwezigheid?
Normaal moet je bij elke afwezigheid wegens ziekte van meer dan één dag en bij zwangerschapsverlof een model ‘medisch attest’ aan Certimed bezorgen. In het geval van profylactisch verlof is dat enkel nodig als het gaat omwille van een gezinslid met een besmettelijke ziekte.
Afwezigheden wegens overmacht, sociaal verlof, quarantaine, moederschapsbescherming of arbeidsongeval moeten niet aan Certimed bezorgd worden.
Alle briefwisseling zoals attesten, aanvragen verlof voor verminderde prestaties wegens ziekte/ langdurig verlof voor verminderde prestaties wegens medische redenen, reis buitenland,… mogen doorgemaild worden aan onderwijs@certimed.be (meest snelle en betrouwbare manier). Verstuur je de documenten per mail, hoef je die niet meer per post op te sturen.
Vergeet het vak met je persoonlijke gegevens niet in te vullen of voeg het model medisch attest met al je gegevens toe aan uw doktersattest. Zo kan je attest correct geregistreerd worden.
Wat doe ik in geval van reis buitenland?
Wil je tijdens je ziekteverlof naar het buitenland reizen, dan moet je dat vooraf laten weten aan Certimed. Vul je reis naar het buitenland in bij het daartoe bestemde vak van het Certimed-attest, alsook het vak met je persoonlijke gegevens. Stuur de aanvraag naar onderwijs@certimed.be. Dit document dient 4 kalenderdagen vóór je vertrek in ons bezit te zijn.
Komt er geen controlearts langs voor vertrek, heb je een stilzwijgende goedkeuring.
Ik ben gehospitaliseerd. Wat moet ik doen
Verwittig zo snel mogelijk Certimed via mail: onderwijs@certimed.be. Vermeld zeker je naam, voornaam, stamboeknummer en periode van hospitalisatie.
Een werknemer heeft het werk vervroegd hervat. Kan ik dit telefonisch doorgeven?
De instelling dient ons hiervan op de hoogte via mail (onderwijs@certimed.be), van zodra de betrokkene het werk hervat heeft.
Hoeveel ziektedagen heb ik nog?
Certimed is niet op de hoogte van het ziektekrediet. Vraag dit na bij het Ministerie van Onderwijs.
Verminderde prestaties
Waar moet ik op letten bij een aanvraag verminderde prestaties (‘VPP’)?
Een aanvraag verminderde prestaties (VVP) ziekte’ wordt ingevuld door een behandelende arts (een huisarts of een arts-specialist). Dit verlofstelsel is bedoeld voor personeelsleden die in de toekomst nog 100% het werk zullen hervatten.
Een aanvraag ‘langdurig verminderde prestaties medische redenen (LLPV med)’’ moet door de arts-specialist worden ingevuld. Dit verlofstelsel is bedoeld voor personeelsleden die in de toekomst nooit meer het werk aan 100% kunnen hervatten. Let op: bij deze aanvraag moet een recent verslag (max 6 maanden oud) van de specialist(en) toegevoegd worden!
Meer informatie over deze stelsels vind je op de website van het Ministerie van Onderwijs.
Waar kan ik de documenten VVP ziekte / LVVP med terugvinden?
Download ze via onderwijs Vlaanderen.
Hoe en wanneer kan ik een afspraak vastleggen voor mijn aanvraag voor verminderde prestaties?
Na het indienen van een correcte aanvraag VVP ziekte of LVVP med ontvang je automatisch na twee werkdagen een uitnodiging ter controle via sms en/of mail, op voorwaarde dat je contactgegevens gekend zijn bij Certimed. (Dit gebeurt vanaf 1 maand voor ingangsdatum bij VVP ziekte). Heb je 2 dagen na het indienen van uw VVP wegens ziekte nog niets vernomen? Contacteer dan Certimed via 011 301 258.
Heb je bij een LVVP med 5 dagen voor ingang niets vernomen? Contacteert Certimed via 011 301 258.
Past de voorgestelde afspraak niet, stuur dan een mail naar herplanning@certimed.be met je stamboeknummer, naam en voornaam, gegevens van de afspraak en enkele momenten waarop je wel beschikbaar bent.
Hou er rekening mee dat de controle steeds vóór de ingangsdatum moet uitgevoerd zijn en dat de controle slechts mogelijk is tijdens een voltijdse ziekteperiode of een lopende periode van verminderde prestaties.
Voor de mogelijke hercontroles, ontvang je vanaf een maand voor de te controleren periode een uitnodiging per mail en/of sms of een administratieve goedkeuring per mail. Ook hier kan je via herplanning@certimed.be de afspraak indien nodig verplaatsen (geef stamboeknummer, naam en voornaam, gegevens van de afspraak en enkele momenten waarop je wel beschikbaar bent door).
Moet ik zelf langsgaan bij de controlearts bij aanvraag LVVP med / VVP ziekte?
Ja. Je moet zelf langs te gaan bij de controlearts, deze komt niet aan huis.
Can an employer share an employee’s mobile phone number with Certimed for the purpose of carrying out a check?
Yes. However, the employer must communicate transparently to the employee why this is being done. There is a legal basis for carrying out medical examinations, but the duty to inform remains important.
The FPS Employment, Labour and Social Dialogue (FPS WASO) has also confirmed that a text message can suffice as an invitation to a consultation.
We do recommend clearly communicating the procedure to all employees (e.g. via the intranet). The exact procedure for issuing an invitation does not need to be formally laid down in the work regulations.
Is unpaid sick leave the same as unauthorised absence?
No. If there is a medical certificate, the illness is by definition justified.
If the employee does not have a medical certificate for a given period of illness, this is an unauthorised absence.
In the case of an early return to work:
If the employee does not resume work as instructed by the control physician, they remain justifiably absent (as there is a certificate), but on unpaid sick leave.
What information can the control physician share?
The control physician is bound by professional confidentiality. They can only communicate objective findings to the employer (e.g. the employee was not at home, there was no name on the doorbell, the illness is justified, etc.). Under no circumstances may the control physician share medical information with the employer.
The control physician only assesses whether the period of incapacity for work is justified (acceptable) or not.
Why, as an employer, would I arrange a medical check-up during an absence?
The employer has the right to arrange a medical check-up. You are not required to give your employee a specific reason for appointing a control physician.
In practice, there are two underlying objectives:
Supporting a possible shortening of the period of illness
If the check-up shows that your employee is able to return to work, the period of illness cay be shortened. In this way, you send a positive signal that you actively monitor employee well-being and recovery.Adopt an empathetic attitude and help look for solutions to ensure that the (compulsory) reintegration runs smoothly, for example through adapted work.
Confirmation of incapacity for work
If the physician confirms that your employee is genuinely unfit for work, and for what period, this creates clarity and predictability for everyone.
As an employer, you then know where you stand and can organise accordingly. It remains important to maintain constructive contact with the employee who is absent.
Can an employee refuse a check-up by a control physician?
No. In case of refusal, the employee makes themselves unavailable for a control visit and the employer can withhold the guaranteed salary.
The employee is late in presenting themselves for the medical check-up. What now?
Is the employee still absent? The employee must contact the HR manager to arrange a new appointment with the control physician.
Is the employee no longer absent? The employee must inform Certimed via info@certimed.be.
The employment regulations state that employees must be home at certain times for examinations. Is this permitted, and what are the possible consequences if the employee isn’t at home?
Yes, this is permitted. As an employer, you have the right to include a stay-at-home requirement in the employment regulations. If the employee is out at certain times during the period of incapacity for work, you may withhold the guaranteed pay. However, there are a number of valid reasons for going out, such as seeing a doctor.
The control physician visited the employee while they were not at home. What now?
Did the employee have a stay-at-home requirement? Unless they had a valid reason (e.g. going to the pharmacy to collect medication), the employer may withhold the guaranteed salary. Additionally, the employee may be called for a new consultation, depending on what the work regulations prescribe.
No stay-at-home requirement? The employee may still be called for a new consultation, depending on what the work regulations prescribe.
The control physician recommended an early return to work. What if the employee does not agree?
The control physician will do everything possible to reach an objective outcome. However, if the employee does not agree, they must contact the attending physician within two working days of the control physician’s advice. If the two physicians cannot reach an agreement, they will jointly appoint a third physician, known as the arbitration physician, within two working days.
Certimed also requires the employer’s consent for this process.
The decision of the arbitration physician will follow within three working days of the appointment and is binding. Different rules apply to the Department of Education.
The costs of arbitration procedure are usually borne by the losing party. If the arbitration physician disagrees with the attending physician, the employee pays. If the arbitration physician agrees with the attending physician, the employee can reclaim the costs from the employer. Finally, there is a third option, where the return-to-work date falls between the dates proposed by the attending physician and the control physician. In this case, the employer and employee share the costs.
The employer can also choose not to consent to an arbitration procedure. In that case, the initial incapacity for work, as prescribed by the attending physician, applies.
Can an employee, after being advised to return to work early, request a new certificate for the same period?
The employer is not obliged to accept such a 'protest certificate.' It is better for the attending physician to discuss an early return to work with the control physician.
The control physician did not physically examine the employee. Is this valid?
Yes. A control physician is not obliged to carry out a physical examination. Sometimes a decision is possible based on what the physician observes, what the employee reports and/or what medication the employee is taking. In some cases, a physical examination is unnecessary or impossible.
Should the performance of medical examinations be included in the employment regulations?
Yes. The principle, organisation, and modalities of medical check-ups must be included in the work regulations.
My employee wants to file a complaint about an examination that was carried out. What’s the procedure?
This can be done by sending an email to klachten@certimed.be within 10 days of the examination.
In this email, the employee should clearly state who the complaint concerns, for which organisation the examination was carried out, and what actually happened. Note: if the complaint concerns the decision that was made, the employee’s doctor must contact the control physician.
The employee can expect a response within 10 days of receipt of the complaint.
Voor werknemers van een Vlaamse onderwijsinstelling
Controles
Ik heb een bezoek van de controlearts gemist. Wat nu?
Ben je maar één dag afwezig wegens ziekte en werd je niet opgeroepen, dan hervat je gewoon het werk op de volgende werkdag. Het ministerie van Onderwijs zal wel om een verantwoording vragen voor de gemiste controle. Tijdens de eerste 24u van een afwezigheid wegens ziekte ben je namelijk verplicht om thuis te blijven.
Ben je langer ziek dan de dag waarop de controlearts je probeerde te bereiken?Dan moet je je aanbieden op consultatie bij de controlearts op de datum die op de oproepbrief staat. Heb je geen oproepbrief? dan contacteer je onmiddellijk zelf Certimed om een nieuwe afspraak te maken.
Ik heb de afspraak bij de controlearts gemist. Wat nu?
Je moet Certimed zo snel mogelijk te contacteren om een nieuwe afspraak vast te leggen. De controlearts mag zelf geen nieuwe afspraak maken.
Het ministerie van Onderwijs volgt je dossier op en zal om een verantwoording vragen voor de laattijdige consultatie.
Kan ik een controleonderzoek weigeren?
Als je een controleonderzoek weigert, geeft Certimed dit door aan het Ministerie van Onderwijs. Zij volgen je dossier verder op.
Wat als ik het niet eens ben met de beslissing van de controlearts?
In geval van voltijds ziekteverlof of verlof verminderde prestaties wegens ziekte moet je behandelende arts binnen de 24 uur na het controle-onderzoek contact opnemen met de controlearts. Je bent zelf verantwoordelijk voor de opvolging van het resultaat.
Werd je aanvraag langdurig verlof wegens medische redenen afgewezen, dan moet de behandelend specialist de controlearts contacteren binnen de 5 werkdagen.
Als je behandelende arts en de controlearts niet tot een vergelijk komen, blijft de beslissing van de controlearts geldig. Je kan hiertegen in beroep te gaan. In dat geval stelt je behandelende arts een arbitrage voor aan de controlearts. In onderling overleg wordt een arbiter aangesteld (gebruik hiervoor de lijst van de FOD). Deze onafhankelijke arts zal een beslissing nemen die bindend is voor alle partijen.
Mag ik een nieuw attest opsturen voor (een deel van) de periode op mijn oorspronkelijk ziekteattest zonder te hervatten?
Neen, de beslissing van de controlearts is definitief. Een nieuw attest kan slechts aanvaard worden als de behandelende arts vóór de hervattingsdatum contact opneemt met de controlearts, en beide artsen tot een vergelijk komen.
Moet ik betalen bij de controlearts?
Neen, de medische controles worden betaald door het ministerie van Onderwijs.
Algemeen
Moet ik een attest aan Certimed bezorgen en voor welke afwezigheid?
Normaal moet je bij elke afwezigheid wegens ziekte van meer dan één dag en bij zwangerschapsverlof een model ‘medisch attest’ aan Certimed bezorgen. In het geval van profylactisch verlof is dat enkel nodig als het gaat omwille van een gezinslid met een besmettelijke ziekte.
Afwezigheden wegens overmacht, sociaal verlof, quarantaine, moederschapsbescherming of arbeidsongeval moeten niet aan Certimed bezorgd worden.
Alle briefwisseling zoals attesten, aanvragen verlof voor verminderde prestaties wegens ziekte/ langdurig verlof voor verminderde prestaties wegens medische redenen, reis buitenland,… mogen doorgemaild worden aan onderwijs@certimed.be (meest snelle en betrouwbare manier). Verstuur je de documenten per mail, hoef je die niet meer per post op te sturen.
Vergeet het vak met je persoonlijke gegevens niet in te vullen of voeg het model medisch attest met al je gegevens toe aan uw doktersattest. Zo kan je attest correct geregistreerd worden.
Wat doe ik in geval van reis buitenland?
Wil je tijdens je ziekteverlof naar het buitenland reizen, dan moet je dat vooraf laten weten aan Certimed. Vul je reis naar het buitenland in bij het daartoe bestemde vak van het Certimed-attest, alsook het vak met je persoonlijke gegevens. Stuur de aanvraag naar onderwijs@certimed.be. Dit document dient 4 kalenderdagen vóór je vertrek in ons bezit te zijn.
Komt er geen controlearts langs voor vertrek, heb je een stilzwijgende goedkeuring.
Ik ben gehospitaliseerd. Wat moet ik doen
Verwittig zo snel mogelijk Certimed via mail: onderwijs@certimed.be. Vermeld zeker je naam, voornaam, stamboeknummer en periode van hospitalisatie.
Een werknemer heeft het werk vervroegd hervat. Kan ik dit telefonisch doorgeven?
De instelling dient ons hiervan op de hoogte via mail (onderwijs@certimed.be), van zodra de betrokkene het werk hervat heeft.
Hoeveel ziektedagen heb ik nog?
Certimed is niet op de hoogte van het ziektekrediet. Vraag dit na bij het Ministerie van Onderwijs.
Verminderde prestaties
Waar moet ik op letten bij een aanvraag verminderde prestaties (‘VPP’)?
Een aanvraag verminderde prestaties (VVP) ziekte’ wordt ingevuld door een behandelende arts (een huisarts of een arts-specialist). Dit verlofstelsel is bedoeld voor personeelsleden die in de toekomst nog 100% het werk zullen hervatten.
Een aanvraag ‘langdurig verminderde prestaties medische redenen (LLPV med)’’ moet door de arts-specialist worden ingevuld. Dit verlofstelsel is bedoeld voor personeelsleden die in de toekomst nooit meer het werk aan 100% kunnen hervatten. Let op: bij deze aanvraag moet een recent verslag (max 6 maanden oud) van de specialist(en) toegevoegd worden!
Meer informatie over deze stelsels vind je op de website van het Ministerie van Onderwijs.
Waar kan ik de documenten VVP ziekte / LVVP med terugvinden?
Download ze via onderwijs Vlaanderen.
Hoe en wanneer kan ik een afspraak vastleggen voor mijn aanvraag voor verminderde prestaties?
Na het indienen van een correcte aanvraag VVP ziekte of LVVP med ontvang je automatisch na twee werkdagen een uitnodiging ter controle via sms en/of mail, op voorwaarde dat je contactgegevens gekend zijn bij Certimed. (Dit gebeurt vanaf 1 maand voor ingangsdatum bij VVP ziekte). Heb je 2 dagen na het indienen van uw VVP wegens ziekte nog niets vernomen? Contacteer dan Certimed via 011 301 258.
Heb je bij een LVVP med 5 dagen voor ingang niets vernomen? Contacteert Certimed via 011 301 258.
Past de voorgestelde afspraak niet, stuur dan een mail naar herplanning@certimed.be met je stamboeknummer, naam en voornaam, gegevens van de afspraak en enkele momenten waarop je wel beschikbaar bent.
Hou er rekening mee dat de controle steeds vóór de ingangsdatum moet uitgevoerd zijn en dat de controle slechts mogelijk is tijdens een voltijdse ziekteperiode of een lopende periode van verminderde prestaties.
Voor de mogelijke hercontroles, ontvang je vanaf een maand voor de te controleren periode een uitnodiging per mail en/of sms of een administratieve goedkeuring per mail. Ook hier kan je via herplanning@certimed.be de afspraak indien nodig verplaatsen (geef stamboeknummer, naam en voornaam, gegevens van de afspraak en enkele momenten waarop je wel beschikbaar bent door).
Moet ik zelf langsgaan bij de controlearts bij aanvraag LVVP med / VVP ziekte?
Ja. Je moet zelf langs te gaan bij de controlearts, deze komt niet aan huis.