Bedrijfsbezoeken en beleidsadvies: wat verandert er vanaf 2022?

Op 23 augustus verscheen een KB dat sleutelt aan het doel, de inhoud en de modaliteiten van het bedrijfsbezoek. De nieuwe regels gaan in op 1 januari 2022. Wat verandert er precies? En wat betekent dat voor uw organisatie? Karine Eerdekens, directeur risicobeheersing bij Mensura, wikt de wijzigingen.

De wetgeving maakt voor de bedrijfsbezoeken een onderscheid tussen bedrijven van groep D/C- en A/B/C+. De reden hiervoor: een bedrijf van groep A/B/C+ heeft intern een opgeleide preventieadviseur, een bedrijf van groep D/C- niet. “De noden van beide groepen bedrijven zijn anders”, zegt Karine Eerdekens. “Externe diensten kunnen daar nu beter op inspelen. Bovendien is er nu een duidelijk kader. In het verleden was dat niet het geval, en gaven externe diensten naar eigen inzicht een invulling aan het bedrijfsbezoek. Die interpretatie botste al eens met de verwachtingen van de inspectie. Dat er nu klare wijn wordt geschonken, is een goede zaak voor alle betrokken partijen.”

Wat wijzigt er voor bedrijven van de groep D/C-?

  • Informatieplicht

Binnen de 2 maanden na aansluiting moet de externe dienst (EDPB) de werkgever informeren over de gevaren en risico’s verbonden aan zijn sector en de informatie verstrekken over mogelijke preventiemaatregelen, hulpmiddelen en tools die ter beschikking zijn. Dit alles om de werkgever al in een zeer vroeg stadium toe te laten aan de slag te gaan met zijn welzijnsbeleid. Daarnaast informeert de EDPB de werkgever ook welke opdrachten de EDPB dient uit te voeren en hoe de elektronische inventaris van uitgevoerde opdrachten geconsulteerd kan worden.

Karine Eerdekens: “Mensura deed dit in het verleden al. In het kader van de nieuwe wetgeving bekijken we hoe we deze informatie nog gerichter tot bij onze klanten kunnen krijgen, zodat ze ermee aan de slag kunnen.”

  • De introductie van een verkennend bedrijfsbezoek

Elke nieuwe werkgever zal een verkennend bedrijfsbezoek krijgen van zijn externe dienst. Dit is een belangrijk moment in de samenwerking tussen werkgever en EDPB. Beide instanties brengen samen in kaart welke gevaren er op de werkvloer aanwezig zijn in alle welzijnsdomeinen en welke van die gevaren leiden tot (grote) risico’s voor het welzijn van de werknemers.

De 5 prioritaire risico’s worden opgesomd en de werkgever krijgt concrete adviezen hoe hij deze 5 prioritaire risico’s kan wegwerken. “Een belangrijke wijziging in de wetgeving, die toelaat dat de werkgever op 5 prioriteiten kan focussen en niet alles tegelijk dient aan te pakken”, aldus Karine Eerdekens. Tegelijk dient dit bezoek ook om vast te stellen welke gevaren aanleiding kunnen zijn voor gezondheidsrisico’s. Op basis daarvan wordt beslist welke medewerkers al dan niet op periodiek medisch onderzoek dienen te komen.

Karine Eerdekens: “Het doel van dit bezoek is dus om de EDPB én de werkgever inzicht te geven in de gevaren en risico’s aanwezig op de werkvloer, de werkgever te helpen prioriteiten te stellen en praktische maatregelen naar voor te schuiven waarmee de werkgever aan de slag kan.”

Voor bedrijven van tariefgroep 1 en 2 (sectoren met minder risico’s) dient het verkennend bezoek uiterlijk 12 maanden na aansluiting plaatsgevonden te hebben, voor bedrijven van tariefgroep 3, 4, en 5 na 6 maanden. “Mensura streeft ernaar om dit uiterlijk binnen de 3 maanden na de reële opstart te realiseren zodat u als klant snel aan de slag kan.”

  • Het periodieke bedrijfsbezoek

Tijdens het periodieke bedrijfsbezoek evalueert de EDPB wat de evolutie is voor de 5 prioritaire risico’s van het vorige bezoek, bekijkt of er nieuwe gevaren zijn ontstaan en bepaalt opnieuw 5 prioritaire risico’s. “Voor deze bepaling houden bedrijfsbezoekers rekening met eventuele ongevallen die hebben plaatsgevonden, anonieme resultaten van medische onderzoeken of resultaten van andere interventies van de EDPB”, verduidelijkt Karine Eerdekens. “Ook analyses die de werkgever zelf heeft uitgevoerd en alle andere info die zicht geeft op het welzijn van de medewerkers in het bedrijf dient als input.”

Zowel het verkennend bezoek als het periodieke bezoek gaan gepaard met een fysiek bezoek van de werkplekken om de verzamelde informatie af te toetsen aan de realiteit op de werkvloer.

  • Beleidsadvies

De nieuwe bepaling legt ook de link met het beleidsadvies, dat in 2016 werd geïntroduceerd. Alle informatie (de informatie die binnen de 2 maanden opgestuurd wordt, de informatie uit het verkennend bezoek, de periodieke bezoeken en alle andere interventies) moet worden samengebracht in het beleidsadvies. Het beleidsadvies wordt op die manier het bedrijfsdossier op het vlak van welzijn, waar permanent de evolutie van het welzijn op de werkvloer te volgen is. “Om te voldoen aan de verplichting tot het actief meewerken aan de risicoanalyse, moet een EDPB voldoen aan de informatieplicht, het verkennend bezoek en de periodieke bezoeken uitvoeren en het beleidsadvies telkens aanvullen met nieuwe inzichten én praktische maatregelen voorstellen aan de werkgever”, stipt Karine Eerdekens aan. “Voor de werkgever is het bedrijfsdossier de basis voor zijn globaal preventieplan en jaaractieplan.”
 

Wat wijzigt er voor bedrijven van groep A/B/C+

  • Verkennend bedrijfsbezoek

Ook voor deze groep van bedrijven moet de EDPB bij nieuwe aansluiting een verkennend bezoek uitvoeren. Bij deze organisaties is het de interne dienst en de werkgever die de EDPB inzicht geven in de gevaren en risico’s op de werkvloer, op basis van de risicoanalyse die zij zelf uitgevoerd hebben. Samen met de fysieke rondgang moet dit de EDPB toelaten het gezondheidstoezicht voor elke klant te organiseren. Tijdens dit bezoek zal de preventieadviseur van de EDPB ook advies geven welke bijkomende taken en opdrachten best bij de EDPB neergelegd worden. Die afspraken worden neergeschreven in het identificatiedocument.

  • Periodiek bedrijfsbezoek

De frequentie van de periodieke bedrijfsbezoeken voor alle A/B/C+ klanten gaat naar 1 maal om de 24 maanden. De redenering is dat het regelmatig bezoeken van de werkplekken in eerste instantie een taak is voor de interne dienst. Inhoudelijk focust dit bezoek op dezelfde onderwerpen als het verkennende bezoek: de EDPB inzicht geven in de (gewijzigde) risico’s om zo het gezondheidstoezicht waar nodig te kunnen aanpassen, een fysiek bezoek van de werkplekken en een afstemming van de taakverdeling tussen interne en externe dienst met indien nodig een aangepast identificatiedocument.

Betekent deze verlaagde frequentie van de periodieke bedrijfsbezoeken dat u uw arbeidsarts of andere preventieadviseurs van de EDPB slechts om de 2 jaar ziet? Karine Eerdekens: “Nee, uiteraard niet. Het betekent wel dat het periodieke bezoek met deze inhoud en frequentie zal uitgevoerd worden en dat er tijd vrijkomt voor andere types van bezoeken: bezoeken aan gewijzigde werkposten, werkplekbezoeken in het kader van re-integratie van langdurig zieken, bezoeken in het kader van specifieke opdrachten bijvoorbeeld het uitvoeren van metingen, specifieke risicoanalyses, …. Door om de 2 jaar te focussen op de aanwezige risico’s die de interne dienst heeft vastgesteld – eventueel aangevuld met inzichten van preventieadviseurs van de EDPB – kan het gezondheidstoezicht nog beter dan vroeger afgestemd worden op de reële aanwezige en fluctuerende risico’s.”

Bedrijven met meerdere zetels

Maar wat met bedrijven die meerdere exploitatiezetels hebben? Zij worden vandaag geconfronteerd met een frequentie van het periodieke bezoek, berekend op basis van de tariefgroep, het type risico en het aantal werknemers op de specifieke zetel. Het gaat hier bijvoorbeeld om grote winkelketens waar elke winkel een kopie is van de andere, maar ook de verschillende sporthallen van grote gemeentebesturen en dergelijke meer. Doorgaans komen dezelfde knelpunten terug op elke locatie en is het weinig efficiënt om alle zetels frequent te bezoeken. Het nieuwe KB brengt daarin ook een belangrijke vernieuwing. “Vanaf nu mag de EDPB samen met de werkgever in het verkennend bezoek in kaart brengen welke types van uitbating hij heeft (bv winkels en magazijnen) en in functie van de gevaren en risico’s van die types uitbatingszetels een bezoekschema vastleggen waarmee een regelmatig bezoek aan de verschillende uitbatingszetels mogelijk is”, aldus Karine Eerdekens. “Mensura werkt momenteel aan een methode om dit mogelijk te maken voor de klanten die in deze situatie zijn.”

Conclusie: de inhoud en frequentie van het bedrijfsbezoek worden aangepast aan een aantal recente bepalingen zodat alles beter op elkaar aansluit. Er is een onderscheid tussen kleine en grote bedrijven, waarbij er rekening wordt gehouden met het al dan niet aanwezig zijn van interne kennis en herhaling. Daarnaast is er meer flexibiliteit mogelijk voor bedrijven met meer uitbatingszetels.

Op woensdag 22 september 2021 organiseert de FOD Werkgelegenheid een gratis webinar van 11 u tot 12.30 u. om het koninklijk besluit voor te stellen. Schrijf u hier in.

De aangepaste manier van werken gaat in voege vanaf 1 januari 2022. Achter de schermen zijn we bezig om de nodige voorbereidingen te treffen. Over concrete afspraken rond deze wijzigingen zullen we later communiceren met al onze klanten. Hebt u toch al vragen, dan kan u terecht op bedrijfsbezoeken@mensura.be.