Logiciel de gestion de l’absentéisme : gardez l’absentéisme sous contrôle

Enregistrer les notifications de maladie, c’est une chose. Mais contacter votre collaborateur à temps, assurer le suivi des entretiens et lancer un trajet de réintégration, c’en est une autre. Sans oublier l’analyse des statistiques d’absentéisme.

Avec un système RH par-ci, un fichier Excel par-là et encore cinq e-mails marqués « à traiter », le suivi de l’absentéisme peut vite devenir fastidieux.

Un logiciel de gestion de l’absentéisme rassemble toutes les informations et toutes les tâches. Ce système centralisé vous permet de voir qui est absent, à quel moment (et à quelle fréquence), ainsi que les actions à entreprendre et par qui.

La plus-value d’un logiciel de gestion de l’absentéisme

Les absences ponctuelles d’une personne sont assez faciles à gérer. Mais plus l’organisation est grande, plus le suivi de l’absentéisme devient complexe. Reconnaissez-vous ces situations ?

• Les RH notent manuellement dans un fichier Excel quand le collaborateur malade doit être recontacté pour un suivi.

• Le responsable A mène systématiquement les entretiens dans le cadre de l’absentéisme, tandis que le responsable B ne sait pas trop comment s’y prendre. Mieux vaut peut-être reporter dans ce cas ? Le responsable C ne sait pas que c’est à lui de contacter le collaborateur.

• Est-ce le moment d’évaluer le potentiel de travail ? Ou vaut-il mieux attendre encore un peu ? Qui doit en faire la demande au juste ?

• Il faut plus de budget pour le personnel et le bien-être sur le lieu de travail, mais la direction veut d’abord une vue claire des tendances de l’absentéisme dans toute l’entreprise pour prendre les bonnes décisions. Est-ce que quelqu’un en dispose, et sinon, comment les obtenir ?

• Personne ne sait exactement depuis combien de temps cette collègue est absente. Ce qui est sûr, c’est que cela fait un bon moment. Ne faudrait-il pas la recontacter ? Mais quoi lui dire ?

Le logiciel de gestion de l’absentéisme répond à toutes vos questions. C’est un logiciel tout-en-un qui s’intègre à votre système RH et qui, sur la base de votre politique en matière d’absentéisme obligatoire, attribue automatiquement toutes les actions à la bonne personne. De plus, toutes les données sont regroupées dans un tableau de bord et des rapports. L’impact dans votre organisation est immédiatement perceptible :

• Pour les RH : plus de vue d’ensemble et de contrôle, moins de suivi manuel et des données fiables sur l’absentéisme.

• Pour les responsables : des tâches claires et un soutien pratique pour assurer un suivi cohérent des collaborateurs.

• Pour la direction : compréhension des tendances et des évolutions pour étayer les décisions relatives à l’occupation, à l’absentéisme et au bien-être. Pas d’amendes ni de sanctions par manque d’une politique claire en matière d’absentéisme.

Et pour l’organisation dans son ensemble ? Une politique en matière d’absentéisme applicable dans la pratique, qui contribue au bien-être de vos travailleurs et de votre entreprise.

Cinq avantages d’un logiciel de gestion de l’absentéisme

1. Moins d’administration, plus de temps

Avec un logiciel de gestion de l’absentéisme comme TeamFlows, vous ne devez plus noter manuellement qui doit contacter quel collaborateur et à quel moment. Chaque notification de maladie enclenche automatiquement les démarches appropriées auprès des personnes concernées. Plus besoin de compléter un fichier Excel ou autre. Plus besoin de réunions pour convenir de qui fait quoi. Et surtout : plus besoin de tenir les données à jour manuellement.

2. Vue claire des actions

La bonne personne se voit attribuer automatiquement, au bon moment, une tâche concrète, avec les conseils ou modèles nécessaires. Les responsables sont ainsi soutenus efficacement dans leurs tâches liées à l’absentéisme.

3. Intégration fluide avec votre système RH

Un logiciel de gestion de l’absentéisme de qualité s’intègre parfaitement à vos systèmes RH, d’enregistrement du temps ou de paie existants. Les informations relatives aux notifications de maladie circulent ainsi automatiquement et vous restez toujours à jour, sans travail manuel redondant.

4. Une approche cohérente

Votre politique en matière d’absentéisme et les processus y afférents sont clairs pour tous dans l’organisation. Toutes les équipes et tous les départements appliquent le système automatisé et rationalisé de la même manière. Vous êtes ainsi aussi en ordre sur le plan légal, ce qui élimine tout risque d’amendes ou de sanctions.

5. Des informations en temps réel sur mesure

Quels sont les chiffres de l’absentéisme pour la période X ? Quels sont les dossiers d’absentéisme en cours ? Qui suit quel dossier ? Grâce à des tableaux de bord intelligents, vous gardez une vue sur les chiffres, les tendances, les dossiers et les actions en suspens. Vous repérez ainsi plus rapidement certains besoins ou problèmes et vous ajustez le tir là où c’est nécessaire.

Le logiciel de gestion de l’absentéisme de Mensura: TeamFlows

Mensura propose le logiciel de gestion de l’absentéisme TeamFlows. Ce logiciel combine parfaitement l’enregistrement de l’absentéisme et son suivi pratique. Votre organisation dispose ainsi d’un guide pratique généré automatiquement pour les RH et les responsables afin d’assurer le suivi de l’absentéisme. Des courtes absences aux maladies de longue durée, tous les dossiers et toutes les actions sont regroupés en un seul et même endroit.

Grâce à l’intégration avec des systèmes comme Protime, SAP et Workday, les données sont toujours à jour.

Vous souhaitez en savoir plus sur le logiciel TeamFlows ou demander une démo ? Vous trouverez toutes les informations sur cette page.