Contact houden met een zieke werknemer: wat zeg je en wanneer?

1. Vóór de ziektemelding

Je leest het goed: alles start al vóór iemand zich ziek meldt. Bouw wederzijds vertrouwen op met je werknemers door regelmatige check-in-gesprekken te voeren waarbij je aandacht hebt voor hun welzijn. Je kan zo sneller herkennen wanneer iets niet goed loopt, en eventueel vroeger ingrijpen. Voor de werknemer uitvalt. 

2. Bij ziektemelding

We raden aan dat een ziektemelding rechtstreeks bij de leidinggevende gebeurt. Zo kan je meteen een eerste gesprek openen. Geef de werknemer de ruimte om spontaan iets te vertellen en stel eventueel enkele open vragen.

Hoe?

• Luister aandachtig en begripvol naar je werknemer

• Vraag niet naar de oorzaak van afwezigheid; dat mag namelijk niet. Maar pols wel of het met het werk te maken heeft.

• Vraag naar de verwachte afwezigheidsduur, als je dat nog niet weet via het ziekteattest.

• Vraag of je iets voor de werknemer kunt doen.

ℹ️ Maak tijdens het eerste contactmoment meteen concrete afspraken rond hoe en wanneer je contact zal houden. Zo is het duidelijk voor iedereen en voorkom je dat vervolggesprekken overkomen als controle.

Voorbeeld: “Hoe gaat het met je? Hoe ernstig is het? Kunnen we iets voor je doen?”

3. Tijdens de ziekteperiode

Vanaf vier weken afwezigheid is er sprake van langdurige ziekte. Als werkgever kan je na 8 weken het arbeidspotentieel laten inschatten voor eventuele terugkeer naar het werk. Maar dat betekent niet dat je in tussentijd geen zinvolle actie kunt ondernemen.

Want hoe langer iemand afwezig is, hoe groter de afstand tot de werkvloer wordt. Hou dus ook tijdens de verzuimperiode contact. Een kaartje van het team kan wonderen doen, of een berichtje, even bellen, ...  Misschien is een eventuele (deeltijdse) werkhervatting mogelijk?

Hoe?

• Toon daarbij belangstelling, maak duidelijk dat de persoon wordt gemist

• Vertel over het werk, of vraag wat hij/zij wil weten.

• Bespreek op een gepast moment of er mogelijkheden tot (gedeeltelijke) werkhervatting zijn.

• Laat het contact niet enkel gaan over een mogelijke terugkeerdatum; dat kan te controlerend overkomen. Je wil in de eerste plaats verbinding houden.

Voorbeeld: “Gaat het al wat beter? We misten je op de team building.”, “Wil je graag dat ik je af en toe op de hoogte hou van wat er hier gebeurt?” “Hoe zie jij een terugkeer naar de werkvloer? Kunnen we helpen met (tijdelijke) aanpassingen?”

4. Re-integratie

Gaat de werknemer binnenkort weer (deels) aan het werk? Bereid dit dan op voorhand goed voor en wacht niet tot de eerste werkdag zelf. Plan kort voor de werkhervatting alvast een moment, of ten laatste op de dag zelf. Bespreek daarbij het afgesproken takenpakket maar ook hoe de werknemer zich erbij voelt.

Bereid ook de onmiddellijke collega’s voor op de terugkomst wanneer bijvoorbeeld de taakverdeling verandert; zo voorkom je misverstanden.

Hoe?

• Toon betrokkenheid en waardering.

• Vraag de terugkerende medewerker hoe hij zich snel opnieuw op zijn gemak kan voelen.

Voorbeeld: “Voel je je beter? Ik ben blij je terug te zien! Hoe kunnen we je helpen?”

ℹ️ Aangepast werk of takenpakket bij (gedeeltelijke) werkhervatting wordt vaak met de arbeidsarts op voorhand besproken. Mensura kan je helpen met een matrix aangepast werk of met het volledige re-integratietraject.

5. Na de terugkeer

De eerste werkdag is niet het eindpunt van een re-integratie maar het begin. Zeker na een langere afwezigheid kan het even duren voor iemand terug zijn of haar ritme vindt. Door ook in deze periode regelmatig op ten volgen, vermijd je dat de werknemer opnieuw uitvalt.

Organiseer dus regelmatig een opvolgingsgesprek.

Hoe?

• Vraag regelmatig hoe de eerste werkdag/werkweek/vergadering is verlopen. Stel daarbij een open vraag.

• Vraag door of het tempo van de werkhervatting goed gaat. Te vaak durven werknemers niet aan te geven wanneer het toch te snel gaat.

Voorbeeld: “Hoe is je eerste week verlopen?”, “Hoe vind je dat het lukt met de gemaakte afspraken? Moeten we ergens bijsturen?"

Goed contact begint voor de ziekte

Een goed contact met je werknemers is altijd belangrijk. Zo kan je op voorhand al mogelijke problemen detecteren en vroeger ingrijpen. En is het contact na ziekte vlot en oprecht.

Zorg ervoor dat binnen je organisatie duidelijke afspraken en richtlijnen zijn: wie neemt contact op, hoe vaak ongeveer en via welk kanaal? Die afspraken noteer je in je verzuimbeleid. De praktische opvolging van je verzuimbeleid en de gesprekken, met de nodige acties per verantwoordelijke: dat manage je met verzuimsoftware.