Verzuimsoftware: verzuim onder controle
Open communicatie is de sleutel bij verzuim. Maar voor je met medewerkers in dialoog kunt gaan rond inzetbaarheid, moet je inzicht hebben in de problematiek. Daarvoor beroep doen op een goedbedoelde Excel eindigt al snel in gezucht en frustratie. Gelukkig kan het ook anders. Met slimme software zoals TeamFlows wordt verzuimcijfers opvolgen kinderspel. Zo kun je gericht acties bepalen én het effect meten.
Ziektemeldingen registreren is één ding. Maar op tijd contact opnemen met je werknemer, gesprekken opvolgen en een re-integratietraject opstarten is een ander paar mouwen. En moest je ook geen analyse van de verzuimcijfers maken? Juist ja ...
Met een HR-systeem hier, een Excelbestand daar en nog vijf gemarkeerde e-mails die je moest opvolgen, kan verzuim opvolgen zwaar aanvoelen.
Verzuimsoftware brengt al die informatie en taken samen. Binnen één centraal systeem krijg je zicht op wie wanneer afwezig is (en hoe vaak) en welke acties wie moet nemen.
:no_upscale())
Waarom verzuimsoftware iets voor jou is
Eén persoon die eens ziek valt, dat is gemakkelijk te managen. Maar hoe groter de organisatie, hoe complexer verzuim opvolgen wordt. Misschien zijn deze situaties herkenbaar?
HR houdt in een Excelfile manueel bij wanneer de zieke werknemer moet gecontacteerd worden voor opvolging.
Leidinggevende A voert consequent verzuimgesprekken, leidinggevende B weet niet goed hoe eraan te beginnen. Misschien toch nog even uitstellen dan? Leidinggevende C weet niet dat het zijn taak is om de werknemer te contacteren.
Arbeidspotentieel inschatten: is dat nu al? Of later? Wie vraagt dat eigenlijk aan?
Er is meer budget nodig voor personeel en welzijn op de werkvloer. Directie wil eerst een helder overzicht van de verzuimtrends in het hele bedrijf om op basis daarvan te beslissen. Heeft iemand dat of hoe maken we dat?!
Niemand weet precies hoe lang die ene collega al ‘out’ is. Wel al lang alleszins. Moeten we haar niet nog eens bellen? Met welke boodschap?
Verzuimsoftware combineert alles. Het is een one-stop software die integreert met je HR-systeem en op basis van je verplichte verzuimbeleid alle acties automatisch koppelt aan de juiste persoon. Bovendien worden alle data samengebracht in een dashboard en rapportages. De impact in je organisatie is meteen voelbaar:
Voor HR: meer overzicht en controle, minder manuele opvolging en betrouwbare verzuimdata.
Voor leidinggevenden: duidelijke taken en praktische ondersteuning om medewerkers consequent op te volgen.
Voor directie: inzicht in trends en evoluties om beslissingen rond bezetting, verzuim en welzijn onderbouwd te maken. Geen boetes of sancties voor gebrek aan helder verzuimbeleid.
En voor de organisatie als geheel? Een verzuimbeleid dat praktisch uitvoerbaar is en bijdraagt tot het welzijn van je werknemers en je bedrijf.
Verzuimdata opvolgen: hoe doe je dat eigenlijk? En hoe pak je een verzuimtrend aan via een warm en persoonlijk gesprek? Ons opleidingsaanbod weet raad.
Vijf voordelen van verzuimsoftware
1. Minder administratie, meer tijd
Met verzuimsoftware zoals TeamFlows hoef je niet langer handmatig bij te houden wie wanneer welke werknemer moet contacteren. Elke ziektemelding zet automatisch de juiste stappen in gang bij de correcte mensen. Geen Excel of andere file aanvullen. Geen meetings om af te spreken wie wat doet. En vooral: niet manueel data bijhouden.
2. Helder overzicht van acties
De juiste persoon krijgt – automatisch – op het juiste moment een concrete taak, inclusief de nodige tips of templates. Zo worden leidinggevenden efficiënt ondersteund in hun verzuimtaken.
3. Vlotte integratie met HR-systeem
Kwalitatieve verzuimsoftware integreert naadloos met je bestaande HR-, tijdsregistratie- of payrollsystemen. Zo vloeit info rond ziektemeldingen automatisch door en is manueel, dubbel werk niet nodig om altijd actueel te blijven.
4. Eén consequente aanpak
Je verzuimbeleid en bijbehorende processen zijn duidelijk voor iedereen in de organisatie. Door een gestroomlijnd automatisch systeem te gebruiken, passen alle teams en afdelingen het op dezelfde manier toe. Hiermee ben je ook wettelijk in orde, waardoor de kans op boetes of sancties onbestaand is.
5. Realtime inzichten op maat
Hoe zien je verzuimcijfers eruit voor periode X? Welke verzuimdossiers lopen er? Wie volgt welk dossier op? Dankzij slimme dashboards volg je cijfers, trends, dossiers en openstaande acties op. Zo spot je sneller bepaalde behoeftes of problemen en stuur je bij waar nodig.
Verzuimsoftware van Mensura: TeamFlows
Mensura biedt de verzuimsoftware TeamFlows aan. Deze software combineert naadloos de registratie van verzuim met de praktische opvolging ervan. Zo krijgt je organisatie een praktisch en automatische gegenereerd draaiboek voor HR en leidinggevenden om verzuim op te volgen. Van korte afwezigheden tot langdurig zieken, alle dossiers en acties staan op één centrale plaats.
Dankzij de integratie met systemen als Protime, SAP en Workday is data steeds up-to-date.
Wil je meer weten over TeamFlows software of een demo aanvragen? Je vindt alles terug op deze pagina.
Verzuimsoftware is geen luxe, maar een strategisch instrument. De return on investment is er altijd – zowel in euro’s als in welzijn. Daarom biedt Mensura samen met het softwarebedrijf Otherside at Work het platform TeamFlows aan: een slim en dynamisch pakket om je verzuimcijfers op te volgen en je beleid nog meer te laten renderen.
Tips van onze experts