Hoe een verzuimbeleid rust brengt in je organisatie

Een verzuimbeleid, wat is dat precies?

“Een verzuimbeleid is het geheel van afspraken en procedures rond afwezigheid en re-integratie", legt Christel Schabon uit. “Het gaat dus veel verder dan enkel zeggen: ‘Als je ziek bent, bel je naar je leidinggevende en stuur je een doktersbriefje naar hr.’ Dat is een start, maar het is niet voldoende.”

Dana: "Een goed verzuimbeleid gaat niet enkel over afwezigheid, maar ook over preventie en welzijn. Hoe herken je signalen van overbelasting of stress en hoe ga je daarmee om? Wat met ergonomische werken en een veilige omgeving? Een duurzaam, positief verzuimbeleid is een onderdeel van je totale welzijnsbeleid.”

Een tool voor welzijn

Sinds 2022 moet elke organisatie over een collectief re-integratiebeleid beschikken. Zeer binnenkort, komt er via het nieuwe regeerakkoord een uitbreiding met de invoering van een verzuimbeleid, of ‘actief aanwezigheidsbeleid’, dat veel verder gaat. Toch is die wettelijke verplichting niet de belangrijkste reden om in te zetten op een verzuimbeleid.

Christel: “Een sterk verzuimbeleid helpt je om een betere werkgever te zijn. Vandaag kijken medewerkers niet enkel naar loon, maar ook naar welzijn en werkgeluk. In tijden van arbeidskrapte kan dat echt het verschil maken tussen iemand die blijft en iemand die vertrekt.”

Dana: “Het schept duidelijkheid in rollen, verwachtingen en afspraken. Dat leidt tot meer betrokkenheid en open communicatie. Want wanneer je de dingen bespreekbaar maakt, kun je misverstanden voorkomen.”

Een verzuimbeleid is dus meer dan een toekomstige administratieve verplichting. Als je het goed aanpakt, is de impact op je mensen en kosten van onschatbare waarde. Gelukkigere mensen en minder kosten, daar ga je toch voor?

Moeizaam en moeilijk?

Toch blijft het moeilijk voor kmo’s om hiermee écht aan de slag te gaan. Daar zijn verschillende redenen voor.

Dana: “Wij zien bij kleinere klanten dat het moeilijk is om concreet aan de slag te gaan. Ze geven aan dat er geen duidelijke richtlijnen zijn, dat er geen tijd is of ze niet goed weten waar te beginnen. We horen dat hun verzuimkosten stijgen en ze niet goed weten hoe afwezige werknemers weer te integreren. Dan voel je: hun huidige procedures of beleid helpen niet. Er moet iets anders.”

Maar hoe zit dat bij andere kmo’s? Om een breder beeld te krijgen van de uitdagingen, voerden we een marktonderzoek uit (januari 2025) bij kmo’s om beter te begrijpen waar de pijnpunten van verzuim liggen.

Daaruit blijkt:

• 84% van de ondervraagde kmo’s ervaart negatieve gevolgen van verzuim. Bv. verstoring van de continuïteit en verhoogde werkdruk voor het aanwezige personeel.

• 39% heeft nog niets ondernomen rond verzuim. Dat komt naar eigen zeggen vooral door een gebrek aan kennis en de te complexe materie.

• De uitdaging volgens de ondervraagde kmo’s is het gebrek aan duidelijke visie en beleid, lage motivatie onder personeel en hoge kosten.

We vroegen hen ook welke hulp ze nodig hebben:

Met de conclusies uit eigen ervaringen en het onderzoek, trokken we naar de tekentafel. Hoe kunnen we op een waardevolle manier kmo’s ondersteunen in hun zorgen en uitdagingen?

Drempels verlagen met de juiste oplossingen

Christel: “We vertrekken altijd vanuit de realiteit van de klant. We weten dat ze beperkte tijd en middelen hebben. Met ons nieuw aanbod willen we dan ook drempels verlagen: onze oplossingen zijn concreet en betaalbaar. Zo hoef je geen langdurige consultancy in te schakelen of het helemaal uit handen te geven.”

Nieuwe kmo-oplossingen voor verzuim: laagdrempelig en praktisch

“Ons aanbod sluit telkens aan bij een andere nood”, zegt Christel. “Als je alleen maar in orde wil zijn, volstaat onze template. Die krijg je via e-mail toegestuurd. Je vult het document aan met de juiste gegevens en met een uur digitaal advies optimaliseer je je beleid. Je bent wettelijk in orde en je kunt zelf verder aan de slag.”

Wil je echt impact maken? Dan is de opleiding een betere keuze.

Dana: “We krijgen bij onze klanten vaak de vraag, hoe doen anderen dat? Hoe nemen andere kmo’s dit topic of deze uitdaging aan? Deze nood vervullen we met onze nieuwe opleiding ‘Bouw jouw verzuimbeleid in 1 dag’. Je zit samen met andere kmo’s en wordt begeleid door een verzuimexpert. En als iemand dan een vraag heeft, kan iedereen bijleren van het antwoord. Dat is echt een meerwaarde.”

Christel: “Op het einde van de dag, wandel je naar buiten met een beleid dat klaar is. Daarnaast heb je ook heel wat tips en best practices om, indien nodig, nog aanpassingen door te voeren en je beleid bij te stellen.”

Heb je wel al een beleid, maar zit je met vragen rond de implementatie en uitvoering ervan? Met de hr-coaching krijg je antwoord op je vragen.

• Hoe voeren we gesprekken met mensen die langdurig ziek zijn?

• Wat mag ik wel en niet vragen in zo’n gesprek?

• Hoe communiceer ik over ons verzuimbeleid? Hoe voer ik dat nu concreet in?

• Is het nuttig dat ik cijfers bijhoudt rond verzuim en wat ben ik daar dan mee?

Dana: “Met de hr-ondersteuning heb je snel toegang tot expertise rond het verzuimbeleid, zonder dat je een langdurig traject moet opstarten. Wij denken mee en adviseren de beste uitkomst voor jouw bedrijf. Je zet de uren flexibel in wanneer je er het meeste nood aan hebt.”

Een laagdrempelige oplossing dus, die afgelijnd en betaalbaar is. Meer hulp nodig? Dan kun je per twee uur advies bij boeken.

Oké en wat heb ik hier nu écht aan?

Goede vraag, we zetten het op een rijtje. Hapklaar, om jezelf of je verantwoordelijke te overtuigen.

1. Minder verzuim en snellere re-integratie
Door vroegtijdig signalen op te vangen zoals vermoeidheid, concentratieproblemen of terugkerende korte afwezigheden, kun je sneller ingrijpen en verzuim voorkomen. “Contact houden is ook essentieel ", zegt Christel. “Wie zich gesteund voelt, komt sneller terug en hervalt minder snel.”

2. Betere retentie en hogere betrokkenheid
Medewerkers ervaren een groter gevoel van vertrouwen wanneer ze weten wat er gebeurt bij afwezigheid. Dana: “Als iedereen weet wat de afspraken zijn, geeft dat rust. Mensen voelen zich serieus genomen, en dat straalt af op de werkcultuur.”

3. Financiële winst
Langdurig verzuim kost een kmo handenvol geld. Dana: “Met enkele basisdata zoals het aantal ziektedagen, korter of langer dan 30 dagen, ... kunnen we met een eenvoudige berekening aantonen wat verzuim je kost. Iedere ondernemer schrikt daarvan. Maar het goede nieuws is: die kost is beïnvloedbaar.”